Asistentul AI pentru foi de parcurs, acum pe WhatsApp: trimiți bonul, primești foile

Cea mai mare piedică în calea unei foi de parcurs corecte nu a fost niciodată calculul. E momentul în care trebuie făcută: la benzinărie, cu bonul în mână, cu motorul pornit. Aplicația e pe telefon, dar e „încă o aplicație" — o deschizi, cauți ecranul, încarci poza. Cei mai mulți o amână. Bonul ajunge în torpedou, iar foile se completează la sfârșit de lună, din memorie.

De aceea am dus asistentul AI acolo unde e deja toată lumea: pe WhatsApp. Fotografiezi bonul, îl trimiți ca un mesaj obișnuit, iar foile de parcurs pentru zilele lipsă apar în contul tău. PDF-ul îl primești tot în conversație, ca document, gata de trimis mai departe contabilului.

Articolul acesta explică ce poate face asistentul pe WhatsApp, cum funcționează în spate, ce nu face intenționat și cum îl pornești. Dacă vrei doar pașii de configurare, îi găsești separat în ghidul de conectare a WhatsApp.

Pentru exemple de lucru, ai trei ghiduri dedicate: de la bonul fotografiat la foi, ce să dictezi într-un mesaj vocal și cum pregătești PDF-urile pentru contabil.

Nu e un bot nou, e același asistent

Primul lucru de înțeles: WhatsApp nu e un „chatbot de WhatsApp" construit separat, cu propriile reguli și propriile limite. Este al treilea canal către exact același asistent AI care există pe web și în aplicația mobilă.

Concret, mesajul tău de pe WhatsApp trece prin aceeași infrastructură: același set de acțiuni pe care asistentul le poate executa (creare foi, scanare bonuri, generare PDF, rapoarte, gestiunea catalogului), aceeași verificare de rol (un utilizator cu rol de șofer nu poate face pe WhatsApp ceea ce nu poate face din aplicație), aceleași limite de plan și aceeași cotă lunară de mesaje AI. Fiecare acțiune executată se scrie în registrul de audit al firmei, cu argumentele exacte, ca orice acțiune făcută din interfață.

Diferența e doar de formă: pe WhatsApp răspunsurile sunt mai scurte, fără tabele, iar un PDF nu vine ca link, ci ca document atașat în conversație. Regulile de business — cum se calculează consumul, cum se distribuie foile pe zilele lucrătoare, ce se întâmplă cu un bon duplicat — sunt neschimbate.

Am detaliat cum funcționează asistentul în general, ce poate și ce nu, în articolul despre asistentul AI pentru foi de parcurs. Tot ce scrie acolo se aplică și pe WhatsApp.

Ce poți trimite: poze, mesaje vocale și text

Asistentul acceptă pe WhatsApp trei tipuri de mesaje.

1. O poză cu bonul

Acesta e cazul principal și motivul pentru care am construit canalul. Fotografiezi bonul de combustibil și îl trimiți. Nu trebuie să scrii nimic lângă el; dacă scrii, cu atât mai bine („fă-mi foile lipsă", „e bonul pentru duba albă").

Ce se întâmplă în spate, în ordine:

1. Primești imediat un mesaj scurt de confirmare: „Dă-mi o secundă să procesez informația." Pe WhatsApp nu există indicatorul „scrie…" din aplicație, iar descărcarea pozei, citirea bonului și generarea foilor durează câteva secunde. Fără această confirmare, mulți utilizatori credeau că mesajul s-a pierdut.
2. Bonul e citit de OCR: data, litrii, prețul pe litru, totalul, furnizorul și cota de TVA.
3. Asistentul calculează câte zile lucrătoare lipsesc între ultima ta foaie și data bonului și câte dintre ele acoperă combustibilul rămas, apoi generează foile — exact algoritmul descris în articolul despre scanarea bonului și generarea automată a foilor.
4. Primești un raport: câte foi a creat, câți kilometri a distribuit, pe ce vehicul.

Dacă ai un singur vehicul, asistentul îl folosește fără să întrebe. Dacă ai mai multe, încearcă să potrivească numărul de înmatriculare de pe bon; doar când nu poate decide, îți cere să alegi. Un bon scanat a doua oară e recunoscut ca duplicat și nu intră de două ori în registru.

O poză JPEG, PNG sau WebP trimisă „ca fișier” contează tot ca poză. Pentru generarea automată ai nevoie de o foaie anterioară finalizată a vehiculului, cu rute, kilometraj și combustibil completate, și de rol Contabil sau superior. Verifică dacă traseele preluate corespund deplasărilor efectuate; fotografia bonului nu conține istoricul curselor.

2. Un mesaj vocal

Uneori ai mâinile ocupate sau pur și simplu e mai rapid să vorbești. Trimiți o notă vocală — „Fă-mi foaia de azi, de la sediu la clientul din Ploiești și înapoi" — iar asistentul o transcrie și o execută ca pe un mesaj scris. Dacă înregistrarea nu e inteligibilă, îți spune și te roagă să repeți sau să scrii.

Contează un detaliu: e vorba de note vocale înregistrate din WhatsApp, nu de fișiere audio atașate. Un MP3 trimis ca document nu e procesat.

3. Un mesaj text

Tot ce ai scrie asistentului în aplicație poți scrie și aici:

• „Câți kilometri am făcut luna trecută?"
• „Adaugă vehiculul B-123-XYZ, Dacia Logan, consum 6,5."
• „Generează foile pentru toată luna mai, pe traseul obișnuit."
• „Dă-mi PDF-ul cu foile din iunie."
• „Modifică foaia 42 — am mai făcut 30 de km la întoarcere."

Ultimele două merită o explicație aparte.

PDF-ul vine în chat, ca document

Când ceri un PDF — al unei singure foi sau al unei luni întregi — asistentul nu îți trimite un link pe care să-l deschizi în browser. Generează documentul și îl atașează în conversație, ca orice fișier trimis pe WhatsApp. Îl deschizi pe telefon, îl salvezi sau îl dai mai departe contabilului dintr-o singură atingere.

Pentru o lună întreagă primești un singur PDF cu câte o foaie pe pagină — aceeași funcție de descărcare în masă pe care o ai și în lista de foi din aplicație.

Modificările se propagă corect

Dacă îi ceri asistentului să modifice o foaie existentă, se aplică exact logica editării manuale: foaia e recalculată, iar toate foile ulterioare ale aceluiași vehicul sunt actualizate în cascadă, ca kilometrajul și soldul de combustibil să rămână coerente de la o foaie la alta. Nu există o „versiune simplificată" a acestei logici pentru WhatsApp.

Cum te recunoaște: numărul de telefon

Un asistent care poate crea și modifica documente fiscale nu poate răspunde oricui îi scrie. Identitatea pe WhatsApp e numărul de telefon, iar sistemul îl tratează în trei feluri.

Numărul e deja în profilul tău. Dacă în contul Foi Parcurs Online ai trecut telefonul (câmpul din Setări, cel pe care îl completezi și la înregistrare) și scrii de pe același număr, ești recunoscut automat la primul mesaj. Primești un salut scurt, iar mesajul tău e procesat pe loc, fără niciun pas suplimentar în aplicație. Dovada că numărul e al tău o dă WhatsApp: Meta nu livrează un mesaj „de la" un număr pe care expeditorul nu îl controlează.

Scrii de pe alt număr. Îl conectezi o singură dată din aplicație: Setări → Conectează WhatsApp → introduci numărul → primești un cod de 6 cifre pe WhatsApp → îl confirmi. Codul expiră în 10 minute și acceptă maximum 5 încercări greșite. De atunci, numărul e legat de contul tău.

Numărul nu e cunoscut deloc. Asistentul îți răspunde politicos că nu găsește niciun cont pentru acest număr și te îndrumă către înregistrare. Nu se creează niciodată un cont automat dintr-un mesaj pe WhatsApp.

Un caz rar: același număr apare în profilul mai multor conturi. Atunci asistentul nu ghicește, ci îți cere să confirmi din aplicație care e contul corect.

Poți deconecta numărul oricând, din același loc din Setări.

Mai multe firme? Alegi o dată, apoi lucrezi

Contabilii și administratorii care gestionează mai multe firme dintr-un singur cont sunt un caz frecvent — am scris despre el în articolul dedicat contabililor cu mai multe firme. Pe WhatsApp, la primul mesaj, asistentul îți arată o listă numerotată cu firmele tale și te roagă să alegi. Alegerea rămâne valabilă pentru conversațiile următoare, deci nu o repeți la fiecare mesaj.

Conversația cu asistentul e una singură, continuă, per firmă — asistentul ține minte contextul recent. Dacă vrei să o iei de la zero (de exemplu, după o serie de instrucțiuni greșite), scrii pur și simplu „resetare". Se pornește o conversație nouă, dar firma aleasă rămâne aceeași.

Ce nu face pe WhatsApp, intenționat

Am preferat un set de limite clare, spuse din prima, unui bot care „încearcă orice".

• Nu procesează PDF-uri, video, stickere, locații sau contacte. Dacă trimiți unul, primești un mesaj scurt care îți spune ce acceptă: poze, mesaje vocale și text. Un bon primit ca PDF (de la o pompă cu bon electronic, de exemplu) îl încarci din aplicația web sau mobilă, unde PDF-urile sunt acceptate.
• Nu iese din domeniul lui. Asistentul se ocupă de foi de parcurs, flotă, cheltuieli, rapoarte, abonament și regulile fiscale legate strict de foi și deductibilitatea combustibilului. Nu dă rețete, nu traduce, nu comentează știrile. Un refuz e scurt și se încheie cu două-trei lucruri concrete pe care le poate face pentru tine chiar atunci.
• Nu e un canal nelimitat. Mesajele de pe WhatsApp consumă din aceeași cotă lunară de mesaje AI a planului tău. Dacă planul nu include asistentul (Solo sau o probă expirată), primești un mesaj care îți spune să faci upgrade din aplicație.
• Nu cere confirmări inutile. Dacă ai un singur vehicul și un singur șofer, îi folosește. Confirmarea e rezervată acțiunilor care șterg sau suprascriu date existente. Și nu anunță niciodată o acțiune fără să o și facă în același mesaj — nu vei primi un „scanez bonul…" urmat de tăcere.

Pe ce planuri e disponibil

Asistentul de pe WhatsApp e inclus în perioada de probă Pro de 7 zile, pe care o primește orice cont nou fără card, și în abonamentele Pro și Echipă. Planul Solo nu include asistentul AI, pe niciun canal. Nu costă nimic în plus față de asistentul din aplicație — e aceeași funcție, pe alt canal. Detaliile fiecărui plan sunt în ghidul de planuri și prețuri.

Cum arată o zi de lucru cu asistentul pe WhatsApp

Un scenariu ilustrativ, cu date fictive:

Luni dimineață alimentezi. Fotografiezi bonul și îl trimiți. După procesare, asistentul raportează datele citite, câte foi a creat și eventualele avertismente. Verifici foile în cont, inclusiv alimentarea atașată pe ziua bonului.

Joi, contabilul te întreabă de foile pe septembrie. Scrii „Dă-mi PDF-ul pe septembrie 2026”, verifici documentul primit și îl redirecționezi contabilului.

Vineri, observi că lipsește un drum dintr-o foaie. Identifici documentul prin număr, dată și vehicul și precizezi ruta și distanța. Verifici modificarea propusă, confirmi înlocuirea rutelor și primești rezultatul recalculării, inclusiv pentru foile ulterioare afectate.

Nimic din toate acestea nu cere să înveți o interfață nouă. Scrii cum ai scrie unui coleg.

Cum începi

1. Creezi cont pe foiparcursonline.ro/register, cu firma (completată automat după CUI) și primul vehicul. Fără card, cu 7 zile de probă pe planul Pro.
2. Treci numărul de telefon în profil — sau conectezi WhatsApp din Setări, cu codul de confirmare.
3. Salvezi numărul asistentului în agendă (îl găsești pe pagina principală, în secțiunea WhatsApp) și îi trimiți prima poză cu un bon.

Dacă îți trebuie o singură foaie, chiar acum, fără cont, generatorul gratuit rămâne disponibil. Dar pentru foile de fiecare zi, cel mai scurt drum e o poză trimisă pe WhatsApp.

Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.