Un singur cont pentru toți clienții: foi de parcurs pentru contabili

Dacă ții contabilitatea pentru zeci de clienți, foile de parcurs sunt acel detaliu mic care, înmulțit cu douăzeci de firme, devine o bătaie de cap lunară. Fiecare SRL are vehiculul lui, normele lui de consum, bonurile lui de combustibil — și niciun client nu vrea ca datele lui să se amestece cu ale altuia. Soluția pentru foi de parcurs contabili nu e încă un Excel separat pentru fiecare dosar, ci un singur cont din care gestionezi toate firmele și comuți între ele în două click-uri.

Acesta e exact scenariul pentru care a fost gândită arhitectura multi-firmă: un cabinet contabil intră o dată, vede lista clienților, alege firma activă și lucrează ca și cum ar fi singura din sistem. Hai să vedem concret cum arată ziua de lucru a unui contabil care ține evidența pentru mai multe firme dintr-un loc.

Durerea reală: un Excel pentru fiecare client

Modelul clasic dintr-un cabinet contabil mic arată cam așa: un folder pe client, în el un fișier Foi_parcurs_2026.xlsx, copiat an de an de la un șablon vechi. Pentru fiecare mașină, o filă. Pentru fiecare lună, un bloc de rânduri pe care cineva le completează manual din bonurile primite pe WhatsApp.

Problemele se adună repede:

• Greșeli de copy-paste între clienți — deschizi fișierul firmei A cu firma B alături și, la grabă, lipești km-ul greșit. Acum ai o foaie care nu se leagă cu bonul.
• Norme și TVA inconsistente — un client cu mașină pe motorină, altul pe benzină, altul electric; cota TVA standard e 21% din 01.08.2025, dar pe bonurile vechi încă apare 19%. Greu de ținut minte pentru fiecare dosar.
• Risc fiscal — fără o foaie corectă care dovedește utilizarea exclusiv profesională, ANAF deduce doar 50% din cheltuiala cu combustibilul (impozit și TVA). Cu foaie completă, deductibilitatea urcă la 100%. Un Excel neglijent costă clientul bani reali la control.
• Zero urmă de cine ce a modificat — când un client întreabă „cine a schimbat cifra asta?", într-un fișier partajat nu ai răspuns.

Multiplici toate astea cu numărul de clienți și înțelegi de ce luna de închidere e un coșmar. Ideea unui cont unic care ține fiecare firmă separat, dar accesibilă din același loc, schimbă complet ecuația.

Cum funcționează comutarea între firme

Te înregistrezi o singură dată cu adresa ta de contabil. Din contul tău, adaugi fiecare firmă-client: cauți CUI-ul la ANAF și aplicația completează automat denumirea, Reg. Com., sediul și statutul de plătitor TVA. Nu mai tastezi manual datele de identificare pentru fiecare dosar.

De acolo, ai un comutator de firmă mereu la îndemână — în titlul aplicației, pe web, și în meniul de sus pe mobil. Un click pe numele firmei active deschide lista tuturor clienților tăi; alegi alt client și tot dashboard-ul se rescrie instant pe datele lui:

• foile lui de parcurs;
• vehiculele și normele lui de consum;
• bonurile și cheltuielile lui;
• rapoartele și estimările de economii calculate pe firma respectivă.

Sfat practic: ține firma cea mai activă „deasupra" și folosește comutatorul ca pe un selector de dosar. Nu mai cauți fișierul potrivit pe disc — alegi clientul din listă și ești direct în contextul lui.

Nu există „fișierul greșit deschis din greșeală". În orice moment vezi clar pe ce firmă lucrezi, iar tot ce creezi — o foaie nouă, un PDF, un raport — se atașează automat firmei active.

Izolarea datelor: fiecare firmă în cutia ei

Sub capotă, fiecare entitate din sistem (foaie, vehicul, șofer, cheltuială, traseu) poartă un identificator de firmă — companyId. Orice interogare e filtrată după acesta, iar accesul trece printr-un strat care verifică întâi că ai dreptul pe firma respectivă. Concret, pentru tine ca utilizator înseamnă o garanție simplă: datele clientului A nu pot apărea niciodată în ecranul clientului B.

Asta contează dublu pentru un cabinet contabil. Pe de o parte, eviți scurgerile accidentale de date între clienți — o cerință de bun-simț, dar și una de conformitate GDPR. Pe de altă parte, fiecare client poate dormi liniștit știind că, deși contabilul lui lucrează pentru mai multe firme, dosarul lui e ermetic față de restul.

Și registrul de audit este separat per firmă. Fiecare acțiune sensibilă se scrie într-un jurnal propriu, cu un lanț de hash-uri SHA-256 — fiecare eveniment include hash-ul celui anterior, deci lanțul e inviolabil. Dacă un client cere la control „cine a modificat foaia din 12.03.2026 și când", răspunsul e în registrul lui, nu amestecat cu al altora. Pe planul Echipă poți chiar exporta acest registru pentru fiecare firmă în parte.

Roluri per firmă: tu, clientul și șoferii lui

Un cont unic nu înseamnă că tu ești singurul care atinge datele. Pe fiecare firmă definești cine ce poate face, prin trei roluri:

Rol	Cine e de obicei	Ce poate face
Administrator (Owner/Admin)	Patronul firmei	Tot: foi, vehicule, șoferi, facturare, invitații
Contabil	Tu, cabinetul	Foi, cheltuieli, rapoarte, PDF/FAZ — fără setări de cont
Șofer	Conducătorii auto	Doar propriile foi și scanarea bonurilor de pe teren

Frumusețea e că rolurile sunt per firmă, nu globale. Poți fi „Contabil" la douăzeci de clienți și, în paralel, „Administrator" la propriul cabinet. Un client îți poate da acces de Contabil fără să-ți cedeze controlul asupra facturării sau a invitațiilor. Iar șoferii clientului scanează bonurile direct de pe telefon, în timp ce tu doar confirmi și închizi luna. Despre cum configurezi exact aceste roluri am scris pe larg în ghidul dedicat gestionării șoferilor și a accesului pe roluri.

Asistentul AI și rapoartele lucrează pe firma activă

Tot ce automatizează aplicația respectă firma pe care ești comutat în acel moment. Asistentul AI — un chat în limba română care chiar execută acțiuni, nu doar răspunde — creează foi, scanează bonuri, generează PDF-uri și rapoarte exclusiv pentru firma activă. Îi poți cere „generează FAZ-ul pe martie pentru Dacia Logan" și lucrează în contextul clientului curent, fără să atingă alt dosar.

La fel și rapoartele. FAZ-ul (Foaia de Activitate Zilnică) — raportul lunar pe vehicul care agregă toate foile lunii cu total km, combustibil și cost — se generează pe firma activă și se exportă în PDF, gata de atașat la dosarul clientului. Dacă vrei detalii despre ce conține și cum îl folosești la control, vezi articolul despre raportul FAZ și foaia de activitate zilnică.

Practic, fluxul lunar al unui contabil arată așa:

1. Comuți pe firma clientului.
2. Verifici bonurile scanate de șoferi (sau le scanezi tu — AI-ul extrage data, litrii, prețul, stația și cota TVA).
3. Lași funcția vedetă să genereze automat foile pentru zilele lucrătoare lipsă dintre ultima foaie și data ultimului bon — tu doar confirmi.
4. Exporți FAZ-ul lunii și PDF-urile, fiecare cu hash înregistrat în audit.
5. Comuți pe următorul client și o iei de la capăt.

Cum începi cu mai mulți clienți

Cel mai simplu mod de a testa fluxul e să-ți faci un cont gratuit (fără card la înregistrare) și să încerci orice plan 3 zile gratuit, inclusiv OCR și auto-distribute pe planurile Pro și Echipă — anulezi oricând. Adaugi prima firmă-client, mai adaugi una și vezi cât de rapid e comutatorul în practică.

Dacă vrei doar să simți cum arată o foaie generată, ai și generatorul gratuit, fără cont — produce un PDF cu filigran, util pentru o probă rapidă înainte să muți dosarele reale.

Pe măsură ce crește numărul de clienți, planul Echipă (99 RON/lună) e gândit exact pentru cabinete: vehicule nelimitate, 500 de scanări OCR pe lună, multi-user cu roluri și export al registrului de audit per firmă. Pentru un client cu o singură mașină, planul Pro (49 RON/lună) acoperă confortabil foile nelimitate, 5 vehicule și auto-distribute.

Trecerea de la „un Excel pentru fiecare client" la „un cont pentru toți clienții" nu e doar o economie de timp. E mai puțină marjă de eroare, date izolate corect și un răspuns clar la fiecare întrebare de la control — pentru fiecare firmă pe care o ai în portofoliu.

Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.