PDF cu foile de parcurs pe WhatsApp: cum pregătești documentele pentru contabil

Contabilul îți cere foile de parcurs pe septembrie. Dacă sunt deja înregistrate în Foi Parcurs Online, poți cere PDF-ul direct pe WhatsApp. Scrii perioada, adaugi vehiculul dacă vrei documentele unei singure mașini și primești fișierul în conversație.

Pentru această operație nu trebuie să cauți fiecare foaie separat. Merită însă să verifici ce intră în document și dacă toate cursele sunt înregistrate. PDF-ul reunește datele din cont; pregătirea documentelor pentru contabil începe cu acele date.

Verifică accesul înainte de prima cerere

Ai nevoie de un cont Foi Parcurs Online cu acces la asistent: Pro, Echipă sau perioada de probă Pro de 7 zile. Dacă pornești acum, creează contul fără card la înregistrare și completează datele firmei. Planul Solo nu include asistentul WhatsApp.

Numărul de telefon trebuie asociat contului, fie prin recunoașterea numărului din profil, fie prin codul de confirmare din Setări. Ghidul de conectare explică ambele variante. Mesajele trimise aici folosesc aceeași cotă AI ca discuțiile din web și din aplicația mobilă.

Cererile de PDF pentru foi sunt disponibile inclusiv rolului de Șofer. Crearea de foi noi prin agent cere rol de Contabil sau superior. Această diferență contează dacă un coleg poate descărca documentele, dar primește o eroare când încearcă să completeze o zi lipsă.

Cere luna și vehiculul fără ambiguități

Pentru o singură mașină, o cerere clară arată astfel. Numărul de înmatriculare din exemplu este fictiv; înlocuiește-l cu cel din cont:

Trimite-mi un singur PDF cu foile de parcurs pentru B-123-XYZ din perioada 01.09.2026–30.09.2026.

Asistentul identifică vehiculul și selectează foile din interval. Poți spune și „septembrie 2026”, dar intervalul complet elimină dubiile când pregătești documente pentru luni mai vechi. „Luna trecută” depinde de ziua în care trimiți mesajul, deci este mai greu de urmărit ulterior.

Pentru toate mașinile firmei active, formulează explicit acest lucru:

Vreau un singur PDF cu foile tuturor vehiculelor din firma activă pentru septembrie 2026.

Dacă destinatarul preferă câte un fișier pe mașină, cere pe rând PDF-ul fiecărui vehicul. Așteaptă să primești documentul înainte să treci la următorul. Astfel poți compara numărul de înmatriculare din cerere cu cel din PDF fără să amesteci rezultatele.

Pentru o singură foaie, indică numărul și data

Uneori ai nevoie doar de documentul unei deplasări, nu de întreaga lună. Poți cere:

Trimite-mi PDF-ul foii 42 din 24.09.2026 pentru B-123-XYZ.

Numărul, data și vehiculul ajută la identificarea foii, mai ales când numerotarea se repetă între ani. Dacă nu știi numărul documentului, cere întâi lista foilor pentru mașină și perioada respectivă. Alege apoi foaia din răspuns.

O cerere de PDF nu modifică traseele și nu înseamnă că ai cerut și completarea unei foi lipsă. Dacă asistentul nu găsește documentul, verifică data, vehiculul și firma. Abia după aceea stabilește dacă foaia trebuie creată sau doar căutată în alt interval.

Ce intră în PDF-ul unei perioade

Selecția include foile a căror perioadă se suprapune intervalului cerut. De exemplu, o foaie care acoperă 29 septembrie–2 octombrie poate apărea atât într-o cerere pentru septembrie, cât și într-una pentru octombrie. Documentul nu este tăiat automat la granița dintre luni.

Acest comportament este util pentru cursele care trec dintr-o lună în alta, dar trebuie cunoscut când compari două exporturi. Prezența aceleiași foi în ambele fișiere poate veni din perioada ei, fără să existe două înregistrări distincte în cont.

PDF-ul lunar conține foile găsite pentru selecție. Nu completează automat zilele fără foi. Dacă ai înregistrat numai o parte dintre deplasări, documentul va reflecta acea parte. Cere lista foilor și compar-o cu activitatea efectuată înainte să consideri luna pregătită.

Nici fotografiile tuturor bonurilor nu sunt promise ca un pachet separat de această comandă. Cererea pregătește PDF-ul foilor de parcurs. Dacă ai nevoie și de alte documente, verifică în aplicație ce ai salvat în registrul de cheltuieli și pregătește-le separat.

Fă o verificare scurtă înainte de trimitere

Deschide atașamentul și verifică firma, perioada și vehiculul. Apoi uită-te la numărul foilor și la zilele în care ai circulat. O zi fără deplasări poate rămâne fără foaie; o cursă efectuată și neînregistrată trebuie completată cu datele ei.

Verifică kilometrajul de început și de sfârșit, traseele și scopul deplasărilor. Pentru alimentări, compară datele și cantitățile cu bonurile înregistrate. Dacă ai folosit generarea din bon pe WhatsApp, citește și avertismentele primite atunci despre distribuția pe zile.

Pentru o privire de ansamblu poți cere și kilometrii înregistrați pe firmă în luna respectivă. Un total este util ca reper, dar verificarea rămâne la nivelul documentelor: o sumă plauzibilă nu arată singură dacă fiecare traseu și fiecare dată sunt corecte.

Stabilește cu contabilul dacă are nevoie de toate vehiculele într-un fișier sau de documente separate. Cererea către asistent poate urma această alegere. Vei avea mai puține fișiere de redenumit și mai puține explicații de dat când le trimiți.

Dacă observi o greșeală, cere întâi corecția

Identifică foaia și explică exact ce trebuie schimbat. De exemplu: „În foaia 42 din 24.09.2026, ruta de întoarcere are 68 km, nu 60 km. Păstrează celelalte date.” Poți trimite cererea prin text sau prin notă vocală.

Pentru înlocuirea rutelor sau a cheltuielilor, asistentul are instrucțiuni să ceară confirmare. Verifică rezumatul modificării înainte să o aprobi. O corecție poate recalcula și foile mai noi ale aceleiași mașini, ca kilometrajul și combustibilul să continue corect de la o foaie la alta.

După corecție, cere din nou PDF-ul perioadei afectate. Fișierul primit prima dată în chat nu se actualizează singur. Dacă l-ai trimis deja contabilului, menționează că noul document îl înlocuiește și indică perioada, pentru a evita folosirea versiunii vechi.

Tu alegi destinatarul documentului

Integrarea livrează PDF-ul în conversația ta cu asistentul. Îl poți salva pe telefon și transmite contabilului prin canalul convenit sau îl poți redirecționa din WhatsApp după verificare.

Asistentul nu trimite automat documentul unui contact numit „contabil” și nu pornește un program lunar de expediere când ceri exportul. Pentru acest flux, acțiunea ta finală este alegerea destinatarului și trimiterea fișierului. Poți adăuga un mesaj simplu cu firma, luna și vehiculul, astfel încât documentul să fie ușor de identificat.

Dacă gestionezi mai multe firme, la inițializarea conversației alegi una din lista numerotată. „Resetare” păstrează firma activă. Nu folosi această comandă presupunând că schimbă firma pentru următorul export. Pentru documentele altei firme, folosește aplicația web, unde poți selecta explicit firma înainte de descărcare.

Când documentul nu apare

Dacă primești un mesaj că nu există foi în interval, verifică selecția. Dacă apare o eroare de plan sau de cotă AI, verifică abonamentul și consumul afișate în cont. Aceste situații trebuie rezolvate înainte ca agentul să poată procesa cererea.

Se poate întâmpla să primești rezumatul, dar atașamentul să nu ajungă. Verifică dacă documentul apare ulterior; dacă lipsește în continuare, cere din nou doar PDF-ul sau descarcă-l din aplicație. Nu repeta o comandă de creare a foilor pentru a rezolva lipsa fișierului.

Pentru următoarea lună, păstrează formularea cu perioada și vehiculul. Înregistrează cursele și bonurile pe parcurs, verifică lista la final și cere PDF-ul după corecții. În felul acesta, conversația de export rămâne o cerere scurtă, cu un rezultat ușor de verificat.