Foi de parcurs prin mesaje vocale pe WhatsApp: ce să-i spui asistentului

La sfârșitul unei deplasări îți amintești ușor unde ai fost, la ce client și câți kilometri ai făcut. Este un moment bun să înregistrezi cursa. Poți spune aceste date într-o notă vocală trimisă asistentului Foi Parcurs Online pe WhatsApp, după ce ai parcat.

Mesajul este transcris și tratat ca o cerere scrisă. Asistentul poate crea o foaie, căuta documente, face o corecție sau pregăti un PDF, în limitele accesului tău. Nu ai de memorat o comandă specială. Contează să spui suficient de clar ce deplasare vrei să înregistrezi.

Ce trebuie să ai pregătit în cont

Ai nevoie de un cont și de numărul WhatsApp asociat acestuia. Dacă nu ai încă un cont, înregistrarea include 7 zile de probă Pro, fără card. După probă, asistentul este disponibil pe Pro și Echipă. Mesajele vocale folosesc aceeași cotă de mesaje AI ca discuțiile scrise din aplicație.

Verifică vehiculul, norma de consum, șoferul și ultima foaie. Pentru crearea foilor prin agent trebuie să ai rol de Contabil, Administrator sau Proprietar în firma respectivă. Rolul de Șofer nu permite această acțiune, chiar dacă persoana este cea care a efectuat cursa. Administratorul poate verifica drepturile fiecărui coleg.

Adresele și traseele salvate sunt utile. Când spui „de la sediu la depozit”, asistentul încearcă să folosească datele din cont. Dacă ai mai multe depozite, numele localității sau denumirea adresei salvează un schimb de mesaje. Pentru conectarea inițială, urmează ghidul WhatsApp.

Începe cu o singură cursă, bine descrisă

Un mesaj bun conține data, mașina, punctele traseului, distanța și scopul deplasării. Nu trebuie recitate rubricile unui formular. Le poți pune într-o frază firească, ca în acest exemplu fictiv, de adaptat la datele tale:

Creează foaia pentru 5 octombrie 2026, pe B-123-XYZ, cu șoferul Andrei Popescu. Am mers de la sediul din București la depozitul din Ploiești și înapoi. Am făcut 120 de kilometri în total, pentru ridicare de marfă.

Expresia „în total” lămurește că cei 120 km acoperă dusul și întorsul. Dacă sunt 60 km pe fiecare sens, poți spune exact asta. Într-o cerere de tipul „Ploiești, 60 de kilometri, dus-întors”, distanța poate fi interpretată în două feluri.

Cu un singur vehicul și un singur șofer în cont, asistentul îi poate prelua fără să-i repeți. Cu mai multe variante, numărul de înmatriculare și numele șoferului fac cererea mai precisă. Pentru prima încercare, merită să le spui explicit și să compari rezultatul cu ce ai dictat.

Ce completează asistentul din istoricul tău

Înainte să creeze foaia, asistentul caută datele care pot fi preluate: vehiculul, șoferul, adresele și ruta. Kilometrajul de pornire și combustibilul de la început pot continua valorile de sfârșit din ultima foaie a vehiculului. Astfel nu trebuie să dictezi aceleași informații la fiecare cursă.

Dacă ai o valoare măsurată pe care vrei să o folosești, precizeaz-o. De exemplu: „Kilometrajul la plecare a fost 52.480 km.” Verifică apoi că valoarea a fost transcrisă corect. O cifră greșită în kilometraj poate afecta și documentele care urmează pentru aceeași mașină.

O cerere pentru o zi produce implicit o foaie pentru acea zi. Pentru o deplasare care se întinde pe mai multe zile, spune perioada completă. Evită „marțea trecută” când completezi documente mai vechi; o dată exactă este mai ușor de verificat peste o lună, când revii la conversație.

Pentru un traseu repetat, spune intervalul și excepțiile

Dacă ai efectuat aceeași rută în mai multe zile, poți cere foi separate pentru o perioadă. De exemplu:

Creează câte o foaie pentru zilele lucrătoare din 21–25 septembrie 2026, pe B-123-XYZ, cu Andrei Popescu. Folosește traseul salvat sediu–depozit–sediu, 80 de kilometri pe zi, pentru aprovizionare.

Folosește această cerere doar dacă descrie cursele efectuate. Generarea pentru un interval repetă aceleași rute în zilele lucrătoare, exclude weekendurile și sărbătorile din calendarul folosit de aplicație și continuă kilometrajul între foi. Nu deduce zilele în care mașina a rămas parcată.

Dacă miercuri nu ai circulat, cere separat intervalele de luni–marți și joi–vineri. Pentru o cursă de sâmbătă, cere explicit o foaie pentru acea dată. Este mai ușor să definești corect perioadele de la început decât să ștergi apoi documente care nu trebuiau create.

Generarea pe interval și generarea dintr-un bon fotografiat sunt fluxuri diferite. Prima pornește de la zilele și rutele cerute. A doua folosește ultima foaie finalizată, data alimentării și combustibilul disponibil pentru a calcula distribuția.

O corecție bună identifică foaia și ce se schimbă

Pentru o modificare, spune numărul foii, data și vehiculul. „Schimbă cursa de ieri” poate fi insuficient dacă ai mai multe mașini sau ai creat mai multe foi în aceeași zi. Poți începe cu o cerere de verificare:

Arată-mi rutele din foaia 42 din 24 septembrie 2026, pentru B-123-XYZ.

După ce identifici documentul, formulează corecția exact:

Pe ruta de întoarcere din această foaie, distanța corectă este 68 km în loc de 60 km. Păstrează celelalte rute și cheltuieli.

Regulile asistentului prevăd confirmare înainte să înlocuiască rute sau cheltuieli. Citește ce urmează să schimbe și confirmă doar dacă rezumatul corespunde cererii. După modificare, aplicația recalculează foaia și foile mai noi ale vehiculului, astfel încât kilometrajul și combustibilul să continue între ele.

Dacă trimiseseși deja un PDF contabilului, cere un document nou după corecție. Fișierul descărcat anterior rămâne versiunea de la momentul generării; editarea foii în cont nu rescrie automat atașamentul aflat deja în WhatsApp.

Poți dicta și cereri de consultare

Notele vocale sunt utile și când vrei doar o informație. Spune „Arată-mi foile pentru B-123-XYZ din 1–30 septembrie 2026” sau „Care sunt kilometrii înregistrați pe firmă în septembrie 2026?”. Precizarea perioadei face rezultatul mai ușor de comparat cu lista din aplicație.

Pentru un document, poți cere „Trimite-mi PDF-ul foii 42” ori „Vreau un singur PDF cu foile din septembrie 2026 pentru B-123-XYZ”. PDF-ul este trimis ca document în conversație. Îl verifici și îl redirecționezi tu către destinatar; pregătirea lui este explicată în ghidul pentru contabil.

Separă cererile când au scopuri diferite. Mai întâi înregistrează cursa și verifică rezultatul. Apoi cere PDF-ul. Într-o notă lungă care amestecă o foaie nouă, trei corecții și o întrebare despre abonament, este mai greu să urmărești ce s-a executat.

Când este mai simplu să continui prin text

Înregistrează nota vocală direct în WhatsApp. Un fișier audio trimis ca atașament nu este acceptat. Pentru o înregistrare neinteligibilă, asistentul îți cere să repeți sau să scrii. Zgomotul și numele asemănătoare pot face transcrierea dificilă.

Dacă numărul mașinii a fost înțeles greșit, trimite-l prin text. La fel pentru o valoare precum 6,7 litri, un număr de foaie sau o adresă. Poți alterna vocea și textul în aceeași conversație; important este ca lămurirea să indice la ce cerere se referă.

Pentru o conversație încurcată poți scrie „resetare”. Aceasta pornește un context nou, păstrând firma activă. Foile deja create rămân în cont. Verifică-le înainte să repeți cererea de creare, ca să nu înregistrezi aceeași deplasare încă o dată.

La prima utilizare, alege o cursă simplă. Ascultă nota înainte de trimitere, citește rezumatul primit și deschide foaia în aplicație. Vei vedea ce informații poate prelua din cont și ce merită să precizezi în mesajele următoare.