Cum conectezi WhatsApp la Foi Parcurs Online: ghid pas cu pas

Asistentul AI Foi Parcurs Online funcționează și pe WhatsApp: îi trimiți o poză cu bonul, un mesaj vocal sau un text, iar el creează foile de parcurs și îți trimite PDF-ul direct în conversație. Am explicat ce poate și cum funcționează în articolul dedicat asistentului pe WhatsApp. Aici sunt doar pașii practici: cum îl pornești, ce trimiți, ce primești și ce faci când ceva nu merge.

Tot ghidul presupune că ai deja un cont. Dacă nu, creează unul, fără card, cu 7 zile de probă pe planul Pro — iar asistentul AI, inclusiv pe WhatsApp, e inclus în probă.

Pasul 0: ce ai nevoie

• Un cont Foi Parcurs Online cu cel puțin o firmă și un vehicul.
• Planul Pro sau Echipă, ori perioada de probă Pro de 7 zile — asistentul AI nu e inclus în Solo. Detalii în ghidul de planuri.
• Pentru crearea foilor prin agent, rol de Contabil, Administrator sau Proprietar. Generarea din bon mai cere o foaie anterioară finalizată a vehiculului, cu rute, kilometraj și combustibil completate.
• WhatsApp pe telefon, cu numărul tău obișnuit. Nu instalezi nimic în plus.
• Numărul de telefon al asistentului, pe care îl găsești pe pagina principală foiparcursonline.ro, în secțiunea „Asistentul pe WhatsApp". Salvează-l în agendă ca pe orice contact.

Pasul 1: numărul tău trebuie să fie cunoscut

Asistentul te identifică după numărul de pe care scrii. Sunt două căi, iar prima nu cere nimic din partea ta.

Calea rapidă: numărul e deja în profil

Când te-ai înregistrat, ai putut completa un număr de telefon. Îl găsești și în aplicație, la Setări → Profil → Telefon (pe web) sau în ecranul de Setări din aplicația mobilă. Dacă acest număr e cel de pe care scrii pe WhatsApp, nu mai ai nimic de configurat: la primul mesaj, asistentul te recunoaște, îți trimite un salut scurt („Te-am recunoscut după numărul de telefon din contul tău — de acum poți lucra direct de aici.") și procesează mesajul pe loc.

Recunoașterea automată se face doar când există un singur cont cu acel număr în profil și contul nu are deja alt număr de WhatsApp conectat. Altfel, cazi pe calea a doua.

Un sfat: verifică numărul din profil să fie scris corect, cu prefixul de țară sau în forma obișnuită (07xx…). Sistemul normalizează formatul, dar o cifră greșită înseamnă că nu vei fi recunoscut.

Calea cu cod: conectezi un număr nou

Dacă scrii de pe alt număr decât cel din profil, sau profilul nu are telefon:

1. Deschide aplicația (web sau mobil) și mergi la Setări.
2. În secțiunea „Asistent pe WhatsApp", apasă Conectează WhatsApp.
3. Introdu numărul de WhatsApp, cu prefixul de țară (pentru România, +40). Apasă Trimite codul.
4. Pe WhatsApp primești un mesaj cu un cod de 6 cifre (și un buton pentru copierea lui).
5. Pe web, introdu sau lipește codul în cele șase căsuțe. După completarea cifrelor, verificarea pornește automat; poți folosi și butonul Confirmă. În aplicația mobilă, introdu codul în câmpul de confirmare.

Gata: secțiunea din Setări arată numărul cu eticheta „conectat". Codul e valabil 10 minute și acceptă cel mult 5 încercări greșite; dacă a expirat sau ai greșit de prea multe ori, cere unul nou din același dialog.

Ambele variante leagă numărul de același cont. Pe web, poți lipi întregul cod în prima căsuță; cifrele sunt distribuite automat.

Pasul 2: prima poză cu bonul

Fotografiază bonul de combustibil cât e încă lizibil (ideal, la benzinărie) și trimite-l asistentului. Poți adăuga un text, dar nu e obligatoriu. Ce urmează:

1. Confirmarea imediată: „Dă-mi o secundă să procesez informația." Pe WhatsApp nu există indicatorul „scrie…", iar citirea bonului și generarea foilor durează câteva secunde.
2. Raportul: câte foi a generat între ultima foaie finalizată și data bonului, câți kilometri a distribuit și pe ce vehicul. Numărul foilor depinde de combustibilul disponibil și de rutele preluate, deci nu acoperă obligatoriu fiecare zi lucrătoare. Bonul e atașat automat ca alimentare pe foaia din ziua lui.

Câteva situații în care asistentul îți cere ceva înainte de a continua — toate legitime:

• Ai mai multe vehicule și nu poate deduce care e. Încearcă mai întâi să potrivească numărul de înmatriculare de pe bon; dacă nu reușește, te întreabă. Răspunzi cu numărul de înmatriculare.
• Data bonului e înainte de ultima foaie. Nu poate genera foi „în trecut" peste foi existente. Verifică data — uneori OCR-ul o citește greșit, iar asistentul îți spune ce a citit.
• Bonul e duplicat. L-ai mai scanat; nu-l înregistrează a doua oară, dar îți spune.
• Planul sau cota lunară. Dacă ai epuizat scanările OCR sau mesajele AI ale planului, primești mesajul corespunzător.

Când nu e nimic de întrebat, asistentul nu cere confirmări: cu un singur vehicul și un singur șofer, îi folosește direct.

Pasul 3: mesaje vocale și text

Tot ce îi scrii asistentului în aplicație funcționează și aici. Câteva formulări care merg bine:

Ce vrei	Ce scrii (sau spui)
O foaie pentru azi	„Fă-mi foaia de azi, de la sediu la clientul din Ploiești și înapoi."
Foi pentru o perioadă	„Generează foile pentru toată luna mai, pe traseul obișnuit."
PDF-ul unei luni	„Dă-mi PDF-ul cu foile din iunie."
O corecție	„Modifică foaia de marți, am mai făcut 30 de km la întoarcere."
O întrebare	„Câți km am făcut luna trecută?"
Un vehicul nou	„Adaugă vehiculul B-123-XYZ, Dacia Logan, consum 6,5."

Pentru mesaje vocale, apasă lung pe microfon în WhatsApp și vorbește normal; asistentul transcrie și execută. Dacă nu a înțeles, îți spune și te roagă să repeți sau să scrii. Atenție: doar notele vocale înregistrate din WhatsApp sunt procesate, nu fișierele audio atașate.

Pasul 4: PDF-ul, direct în chat

Când ceri un PDF — al unei foi sau al unei luni întregi — îl primești ca document WhatsApp, nu ca link. Îl deschizi, îl salvezi sau îl trimiți mai departe contabilului cu o atingere. Pentru o lună întreagă e un singur fișier, cu câte o foaie pe pagină.

Dacă ai mai multe firme

La primul mesaj, asistentul îți arată o listă numerotată cu firmele tale și te roagă să alegi. Răspunzi cu numărul. Alegerea rămâne valabilă pentru toate mesajele următoare — nu o repeți la fiecare bon.

Ca să o iei de la zero în conversație, scrie „resetare": asistentul pornește un context nou, dar păstrează firma aleasă și documentele create. Comanda nu redeschide lista firmelor. Pentru operații în altă firmă, folosește aplicația web și selecteaz-o acolo; selecția din web nu schimbă firma activă pe WhatsApp.

Ce nu merge pe WhatsApp (și ce faci în loc)

Trimiți	Ce se întâmplă	Alternativa
Un PDF cu bonul	Mesaj scurt: acceptă doar poze, mesaje vocale și text	Încarcă PDF-ul din aplicația web sau mobilă
Un video, sticker, locație, contact	Același mesaj	—
Un fișier audio (nu notă vocală)	Același mesaj	Înregistrează o notă vocală din WhatsApp
O întrebare din afara domeniului (rețete, știri, traduceri)	Refuz scurt, cu 2-3 lucruri pe care le poate face	Folosește-l pentru foi, flotă, cheltuieli, rapoarte

Probleme frecvente

„Nu găsesc niciun cont Foi Parcurs Online cu acest număr de telefon." Numărul de pe care scrii nu e nici conectat, nici în profilul vreunui cont. Fie treci numărul în profil (Setări → Telefon) și scrie din nou, fie conectează-l cu codul din Setări → Conectează WhatsApp. Dacă nu ai cont, creează unul.

„Găsesc mai multe conturi cu acest număr de telefon." Același număr e în profilul mai multor conturi (de exemplu, al tău și al unui coleg). Asistentul nu ghicește: intră în contul corect și conectează numărul cu codul din Setări.

„Acest număr e deja legat de alt cont." Apare în dialogul din Setări când încerci să conectezi un număr folosit de alt cont. Deconectează-l mai întâi din contul vechi (Setări → Deconectează), apoi reia.

„Legarea WhatsApp nu este disponibilă momentan." Serviciul de trimitere a codului e temporar indisponibil. Încearcă peste câteva minute. Dacă numărul tău e deja în profil, poți scrie asistentului direct, fără cod.

„Asistentul AI e inclus în planurile Pro și Echipă." Planul curent nu include asistentul: ești pe Solo sau proba s-a încheiat fără abonament. Treci pe Pro sau Echipă din aplicație, la Abonare.

„Ai atins limita lunară de mesaje AI pentru planul tău." Cota lunară e comună pentru web, mobil și WhatsApp. Se resetează la începutul lunii următoare; pentru mai multe mesaje, treci pe un plan superior.

Ai trimis poza și nu ai primit nimic în câteva minute. Dacă lipsește confirmarea de procesare, verifică numărul, firma și eventualele mesaje despre plan sau cotă. Dacă ai primit confirmarea, dar rezultatul întârzie, verifică mai întâi cheltuielile și foile în aplicație. O parte din operații poate fi deja executată. „Resetare” nu anulează ce s-a salvat; retrimiterea pozei mai consumă o scanare OCR, iar recunoașterea duplicatului depinde de datele citite.

Deconectarea numărului

Din Setări → Asistent pe WhatsApp → Deconectează elimini legătura explicită cu numărul. Dacă același număr rămâne în profil, un mesaj nou poate declanșa din nou recunoașterea și conectarea automată. Când renunți la un număr, actualizează și telefonul din profil. Deconectarea nu șterge conversațiile sau foile create anterior.

Bune practici

• Fotografiază bonul la benzinărie, nu peste două săptămâni: e lizibil, iar foile se generează la zi.
• Ține numărul din profil actualizat. E cea mai simplă cale de a fi recunoscut automat, fără cod.
• Un bon, un mesaj. Trimite pozele pe rând, ca fiecare să primească raportul lui.
• Când corectezi, identifică foaia. Spune numărul, data și vehiculul, mai ales dacă lucrezi cu mai multe mașini; asistentul recalculează și foile următoare.
• Verifică o dată foile în aplicație la început, ca să te asiguri că traseul obișnuit și norma de consum a vehiculului sunt cele corecte. După aceea, WhatsApp e tot ce îți trebuie în zilele obișnuite.

Pentru pașii de lucru după conectare, continuă cu bonul fotografiat, comenzile vocale sau PDF-urile pentru contabil.

Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.