Bonul de combustibil pe WhatsApp: de la fotografie la foi de parcurs

Ai alimentat, ai bonul în mână și vrei să-l înregistrezi înainte să ajungă în torpedou. În Foi Parcurs Online îl poți fotografia și trimite asistentului pe WhatsApp. Acesta citește bonul, îl salvează ca cheltuială și poate genera foile de parcurs pornind de la datele deja existente pentru mașină.

Partea care merită pregătită este punctul de plecare: ultima foaie, ruta și soldul de combustibil. Fotografia arată alimentarea. Traseele pe care le folosește aplicația vin din evidența ta. Mai jos urmărim un exemplu de lucru și situațiile în care asistentul are nevoie de o lămurire.

Pregătește prima foaie înainte de primul bon

Dacă abia începi, creează contul și completează firma, vehiculul și șoferul. Conturile noi au o probă Pro de 7 zile fără card la înregistrare. Ulterior, asistentul WhatsApp este disponibil pe Pro și Echipă; Solo nu include accesul la agent. Scanările OCR și mesajele AI folosesc cotele contului, comune cu aplicațiile web și mobilă.

Pentru fluxul din acest ghid ai nevoie de rol Contabil, Administrator sau Proprietar în firma activă. Un utilizator cu rol de Șofer poate scana bonul, dar generarea automată a foilor prin agent cere permisiuni suplimentare. Dacă lucrezi într-o echipă, verifică acest lucru cu administratorul înainte de prima utilizare.

Generarea din bon caută ultima foaie finalizată a vehiculului. Aceasta trebuie să aibă rute, kilometrajul de sfârșit și combustibilul de sfârșit completate. O foaie goală sau păstrată doar ca ciornă nu oferă baza necesară. Creează și verifică prima foaie în aplicație, folosind datele deplasării efectuate.

De exemplu, dacă ruta obișnuită este sediu–depozit–sediu, ultima foaie trebuie să descrie această deplasare și distanțele ei. Dacă ultima foaie a fost o cursă excepțională de 500 km, verifică atent dacă repetarea ei are sens pentru perioada următoare. Algoritmul preia rutele existente; nu află din bon unde ai mers între două alimentări.

Conectează numărul și verifică firma

Dacă scrii de pe numărul trecut în profil și acesta corespunde unui singur cont eligibil, asistentul îl poate recunoaște și conecta automat. Pentru alt număr, folosește Setări → Asistent pe WhatsApp → Conectează WhatsApp și confirmă codul primit. Pașii sunt descriși în ghidul de conectare.

Poți deschide conversația din secțiunea WhatsApp de pe pagina principală sau din cardul dedicat de pe dashboard. Cu o singură firmă activă, aceasta este selectată automat. Cu mai multe firme, răspunde mai întâi listei numerotate afișate de asistent. Trimite bonul după ce ai primit confirmarea firmei alese.

Verificarea firmei contează mai ales dacă folosești aceeași mașină în contexte diferite. O formulare clară despre vehicul ajută, dar numele unei firme scris lângă fotografie nu trebuie tratat ca o comandă de schimbare a firmei active.

Trimite o fotografie lizibilă, cu un singur bon

Pune bonul pe o suprafață dreaptă și fotografiază-l integral. Data, numărul bonului, furnizorul, cantitatea și totalul trebuie să se poată citi. Evită reflexiile și degetele peste text. Dacă fotografia este neclară pentru tine, și citirea automată poate avea probleme.

Trimite câte un bon și așteaptă rezultatul lui înainte de următorul. Poți lăsa fotografia fără explicații: asistentul este configurat să înceapă fluxul de scanare și generare. Când ai mai multe vehicule, adaugă numărul de înmatriculare în mesaj:

Bonul este pentru B-123-XYZ. Procesează-l și generează foile pe baza lui.

Acesta este un exemplu de mesaj, cu un număr fictiv. Înlocuiește-l cu cel din cont. O imagine JPEG, PNG sau WebP trimisă ca document este acceptată și ea. Un bon în format PDF trebuie încărcat din aplicația web sau mobilă; pe WhatsApp, PDF-urile primite de bot nu sunt procesate.

Urmărește rezultatul, nu doar confirmarea de primire

După verificarea contului, firmei, planului și cotei, pentru fotografie primești mesajul „Dă-mi o secundă să procesez informația.” Acesta arată că urmează procesarea. Foile sunt create abia după citirea bonului și executarea pașilor următori.

Asistentul extrage datele bonului, identifică vehiculul și salvează cheltuiala. Apoi calculează distribuția și creează foile dacă informațiile și permisiunile permit acest lucru. La final ar trebui să primești un rezumat cu bonul citit, vehiculul, intervalul și numărul de foi generate, împreună cu eventualele avertismente.

Cu un singur vehicul activ, alegerea lui se face automat. Cu mai multe, asistentul poate folosi numărul de înmatriculare citit de pe bon. Dacă alegerea rămâne ambiguă, te întreabă. Răspunde cu numărul complet al mașinii, nu cu „cea obișnuită”, mai ales la prima conversație.

De ce numărul de foi poate fi mai mic decât numărul de zile

Să presupunem că între ultima foaie și bon sunt mai multe zile lucrătoare. Aplicația verifică ce distanță au rutele din ultima foaie, norma de consum și combustibilul rămas. Din acestea rezultă câte zile de traseu poate acoperi soldul disponibil.

Dacă acel combustibil ajunge doar pentru o parte din perioadă, aplicația generează mai puține foi și le distribuie pe interval. Nu mărește artificial distanța zilnică pentru a consuma o anumită cantitate. Ruta preluată rămâne reperul pentru fiecare zi generată.

Data bonului este inclusă în distribuție chiar dacă pică în weekend sau într-o zi nelucrătoare. Bonul se atașează ca alimentare pe foaia acelei zile. Litrii alimentați atunci intră în bilanțul zilei bonului, fără să fie considerați combustibil disponibil retroactiv pentru zilele anterioare.

Acest calcul produce documente pe baza istoricului înregistrat. Verifică dacă zilele și traseele corespund deplasărilor efectuate. Un bon de combustibil nu conține istoricul curselor. Pentru trasee care se schimbă frecvent, completarea lor explicită, inclusiv prin mesaj vocal, poate fi mai potrivită.

Cum rezolvi cele mai frecvente opriri

Nu există o foaie anterioară finalizată. Creează prima foaie și completează datele de pornire. Dacă bonul a fost deja salvat ca cheltuială, verifică registrul înainte să-l trimiți din nou. Scanarea și generarea foilor sunt pași diferiți; primul poate reuși chiar dacă al doilea se oprește.

Data bonului nu este după ultima foaie. Compară data citită cu fotografia. Fluxul de distribuție cere un bon ulterior ultimei foi finalizate. Pentru o alimentare care aparține unei foi existente, folosește adăugarea cheltuielii în acea foaie din aplicație, după verificarea înregistrării deja create.

Bonul este recunoscut ca duplicat. Asistentul refolosește cheltuiala identificată și îți spune că era deja înregistrată. Nu interpreta întrebarea despre continuarea generării ca dovadă că lipsesc foi. Uită-te întâi în listă. O nouă citire a fotografiei consumă OCR chiar când rezultatul este un duplicat.

Ai atins o cotă sau nu ai rolul necesar. Verifică mesajul exact: cota AI, scanările OCR și permisiunile sunt lucruri diferite. Un plan cu agent inclus nu schimbă automat rolul utilizatorului în firmă. Schimbarea canalului din WhatsApp în web nu oferă o cotă AI separată.

Verificarea de după prima scanare

Deschide foile în aplicație și compară datele bonului cu fotografia: vehiculul, data, litrii și totalul. Apoi verifică traseele, zilele alese și kilometrajul care continuă din foaia precedentă. Citește avertismentele despre combustibil; ele explică de ce distribuția poate acoperi doar o parte din interval.

Dacă rezultatul este corect, poți cere PDF-ul foii sau al perioadei. Pașii pentru pregătirea documentelor sunt în ghidul PDF-urilor pentru contabil. La următoarea alimentare, păstrează aceeași ordine: fotografie lizibilă, rezultat verificat, apoi următorul bon.