Scanezi un bon, primești foile de parcurs pe toată luna

Dacă ții evidența unei mașini de firmă, scenariul îți e cunoscut: vine sfârșitul lunii, contabilul cere foile de parcurs, iar tu te trezești cu un teanc de bonuri de combustibil și un Excel gol pe care trebuie să-l umpli zi cu zi. Foile de parcurs automat rezolvă exact această corvoadă: scanezi un singur bon, iar aplicația folosește OCR auto-distribute ca să genereze foile pentru toate zilele lucrătoare lipsă. În loc de o oră de tastat manual, îți rămâne doar să confirmi.

În acest ghid îți arăt de unde vine durerea completării manuale, cum funcționează pas cu pas generarea foilor de parcurs dintr-un bon, ce face aplicația la cazurile-limită (sărbători legale, Paște ortodox, plinul făcut pe traseu) și de ce această abordare îți protejează deductibilitatea în fața ANAF.

Durerea reală: de ce completarea manuală te costă o zi pe lună

Problema nu e o singură foaie. O foaie de parcurs o completezi în câteva minute. Problema e volumul și coerența lor:

• Trebuie să acoperi fiecare zi lucrătoare din lună, nu doar zilele în care ai pus benzină.
• Kilometrii de la sfârșitul unei foi trebuie să fie exact kilometrii de start ai foii următoare — altfel lanțul „se rupe" și un inspector observă imediat.
• Trebuie să calculezi corect combustibilul rămas la final, ținând cont de normă și de alimentările făcute pe traseu.
• Și toate astea trebuie să se „închidă" pe bonurile reale: litri, preț, dată, stație, număr de înmatriculare.

Făcut în Excel, fiecare lună înseamnă recalculat manual, copiat valori dintr-o celulă în alta și verificat să nu fi greșit o cifră. O singură eroare de transcriere la kilometri se propagă în toate foile următoare. Nu e de mirare că multe firme amână până în ultima zi — sau, mai rău, „rotunjesc" datele, ceea ce e exact ce caută un control.

Sfat: o foaie de parcurs nu trebuie să fie perfectă pentru a fi credibilă — trebuie să fie coerentă. Kilometrii care se înlănțuie logic și consumul care iese din normă valorează mai mult decât trasee inventate minuțios.

Cum funcționează OCR auto-distribute, pas cu pas

Funcția vedetă a aplicației transformă un bon într-o lună întreagă de foi. Iată fluxul complet.

Pasul 1 — Scanezi bonul (OCR)

Faci o poză bonului de combustibil cu telefonul sau încarci un PDF. Motorul OCR extrage automat câmpurile-cheie:

• data alimentării;
• litrii (cantitatea);
• prețul pe litru și totalul;
• stația (furnizorul — OMV Petrom, Rompetrol, MOL etc.);
• numărul de înmatriculare, dacă apare pe bon;
• tipul de combustibil și cota de TVA (standard 21% în România de la 01.08.2025; 19% rămâne selectabil pentru bonurile mai vechi);
• un scor de încredere, ca să știi ce câmpuri merită o privire în plus.

Pasul 2 — Aplicația calculează zilele lipsă

Aici intervine partea de „auto-distribute". Aplicația ia data ultimei tale foi și data de pe bon și calculează toate zilele lucrătoare dintre ele. Calendarul este cel românesc: exclude weekendurile și sărbătorile legale, inclusiv cele mobile legate de Paștele ortodox (a doua zi de Paște, Rusaliile). Nu primești o foaie pe 1 mai sau de Crăciun — exact cum nici nu te-ai fi dus la muncă.

Pasul 3 — Distribuie kilometrii plauzibil și generează foile

Pe fiecare zi lucrătoare identificată, aplicația creează o foaie de parcurs și distribuie kilometrii într-un mod realist, nu identic-mecanic. Pentru fiecare foaie completează automat:

• km start = km end al foii anterioare (lanțul rămâne intact);
• combustibil la final, după formula oficială fuelEnd = max(0, fuelStart − totalKm × normă_L100 / 100 + Σ litri_alimentări);
• alimentarea de pe bon este atașată foii din ziua respectivă, ca să intre în bilanțul de combustibil.

Pasul 4 — Tu confirmi

Nimic nu se salvează „pe ascuns". Vezi întregul set de foi propuse, poți ajusta orice traseu sau scop și abia apoi confirmi. Tu rămâi responsabil de date — aplicația doar elimină tastarea repetitivă.

Etapă	Manual (Excel)	Cu OCR auto-distribute
Citit datele de pe bon	tastezi tu fiecare câmp	extrase automat
Identificat zilele lucrătoare	numeri în calendar	calculate (cu sărbători + Paște)
Completat km și combustibil	formule pe fiecare rând	calculate per foaie
Înlănțuit km între foi	manual, predispus la erori	automat, coerent
Efort tipic / lună	~45–60 min	câteva minute de confirmat

Precizie și cazuri-limită: ce face aplicația „deșteaptă"

O automatizare e utilă doar dacă se descurcă la excepții. Iată cum sunt tratate cele frecvente:

• Plinul făcut pe traseu. Termenul Σ litri_alimentări din formulă adaugă litrii alimentați înapoi în bilanț. Fără el, consumul ar ieși în minus pentru orice zi în care șoferul a realimentat — era cea mai comună eroare la calculul manual.
• Sporuri de consum. Norma tehnică nu e fixă tot anul. Poți aplica modificatori: +5% iarna (noiembrie–martie), +10–15% trafic urban dens, +5% la încărcătură peste 80%, +10% drum montan. Asta menține consumul realist și în limita normei.
• Sărbători mobile. Paștele ortodox cade în fiecare an în altă zi; algoritmul îl calculează, așa că nu generezi foi în zile nelucrătoare.
• Editări ulterioare. Foile rămân editabile după generare. Dacă modifici kilometrii pe o foaie, schimbarea se propagă în cascadă pe lanțul cronologic al vehiculului — restul foilor se recalculează singure.
• TVA corect pe bon. Cota e preluată din bon, nu presupusă, ca să nu amesteci 19% și 21% în aceeași lună.

Sfat: verifică întotdeauna câmpurile cu scor de încredere mai mic (de obicei stația sau numărul de înmatriculare, când bonul e șifonat). Sunt câteva secunde care îți scutesc o corecție mai târziu.

Pentru cine este

Generarea automată a foilor de parcurs din bon e utilă dacă:

• ai o mașină de firmă (SRL sau PFA) și nu vrei să pierzi timp lunar;
• gestionezi o flotă de câteva vehicule și ai nevoie de evidență coerentă pe fiecare;
• ești contabil și administrezi mai multe firme dintr-un singur cont (aplicația este multi-tenant, cu roluri: Administrator, Contabil, Șofer);
• vrei completarea aproape automată, dar păstrezi controlul prin pasul de confirmare.

Spre deosebire de generatoarele simple (există variante mobile-first sau clasice precum foiauto.ro și parcurso.ro), aici diferența o face exact pornirea de la un bon real și distribuirea inteligentă pe zilele lipsă, nu doar un formular gol pe care tot tu îl umpli.

De ce îți protejează deductibilitatea

Miza nu e doar comoditatea. Fără o foaie de parcurs corectă, ANAF acceptă deducerea a doar 50% din cheltuielile cu combustibilul — atât la impozit (Cod Fiscal art. 25 alin. (3) lit. l)), cât și la TVA (art. 298 alin. (1) lit. l)). Cu o foaie care dovedește utilizarea exclusiv profesională, deduci 100%. Diferența, pe un parc rulat intens, se adună rapid.

Generarea automată ajută aici din trei direcții:

1. Coerență. Kilometrii înlănțuiți și consumul în normă sunt exact ce verifică un inspector. Calculul automat elimină greșelile de transcriere care „rup" lanțul.
2. Acoperire completă. Toate zilele lucrătoare au foaie, nu doar cele cu bon — un gol în evidență e un steag roșu.
3. Trasabilitate. La generarea PDF, documentul primește un hash SHA-256 înregistrat în registrul de audit. Fiecare acțiune sensibilă intră într-un lanț de hash-uri per firmă (fiecare eveniment include hash-ul celui anterior), deci ai o dovadă inviolabilă a momentului în care ai întocmit documentele.

Dacă vrei să înțelegi în detaliu diferența fiscală, citește deductibilitate 100% vs 50%, iar pentru imaginea de ansamblu a obligațiilor în 2026, ghidul nostru complet despre foile de parcurs.

Cum încerci, fără bătăi de cap

Poți testa rapid logica de completare în generatorul gratuit — fără cont, primești un PDF cu filigran, util ca să vezi cum arată o foaie corectă. Pentru fluxul complet de scanare și auto-distribute, îți creezi un cont gratuit (fără card la înregistrare) și încerci orice plan 3 zile gratuit, inclusiv OCR și auto-distribute pe planurile Pro și Echipă — anulezi oricând.

Practic, un singur bon scanat îți poate da toate foile lunii. Restul timpului îl folosești pentru ceva care chiar contează — nu pentru tastat kilometri într-un Excel.

Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.