Ghid complet foi de parcurs 2026 — tot ce trebuie să știe orice firmă din România

Foaia de parcurs nu mai este un document „de formă". În 2026, ANAF intră în control cu liste exportate din e-Factura, date de la SAF-T și informații încrucișate de la DGITL pentru ITP-ul vehiculelor. Lipsa unei foi de parcurs coerente este, statistic, motivul numărul unu pentru care firmele pierd deductibilitatea TVA-ului la combustibil.

Acest ghid este pentru administratori, contabili și șefi de flotă care vor să înțeleagă complet — fără mit-uri, fără jargon — ce înseamnă o foaie de parcurs corectă în 2026 și cum o întocmești eficient, fără să irosești o zi pe lună cu Excel.

De ce există foaia de parcurs și ce vrea fiscul de la ea

În spatele foii de parcurs stau două articole din Codul Fiscal:

• Art. 25 alin. (3) lit. l) — cheltuielile cu vehiculele care nu sunt utilizate exclusiv în scopul desfășurării activității economice sunt deductibile 50%.
• Art. 298 alin. (1) lit. l) — TVA-ul la combustibilul, întreținerea și reparațiile vehiculelor este deductibil tot 50%, cu excepția cazurilor în care firma poate documenta utilizarea exclusiv profesională.

Pentru a obține deductibilitatea 100%, ai nevoie de dovada utilizării exclusiv în scopul activității. Acea dovadă, în cei mai mulți ani de practică ANAF, se materializează în foaia de parcurs lunară, completată zilnic, cu date care se pot reconcilia cu kilometrajul real, alimentările din bonuri și activitatea firmei.

Lipsa foilor sau foile completate vag (gen „Sediu - Clienți, Clienți - Sediu" 22 de zile la rând) sunt tratate de inspectori ca neexistență a documentului justificativ. Rezultatul: TVA recalculat, taxe la salariu pentru beneficiul în natură, accesorii.

Ce conține efectiv o foaie de parcurs corectă în 2026

Standardul minim acceptat de ANAF, agreat în mai multe controale recente, include:

1. Antet firmă — denumire, CUI, RegCom, sediu social.
2. Date vehicul — număr înmatriculare, marcă, model, an, capacitate cilindrică, norma de consum L/100 km.
3. Șofer — nume, prenume, calitate (administrator, salariat, comodatar).
4. Perioada — luna și anul.
5. Tabel cu zile — pentru fiecare cursă: data, ora plecare/sosire, localitatea de plecare, destinația concretă cu adresă, scopul deplasării formulat clar, kilometraj plecare, kilometraj sosire, consum calculat.
6. Total km, total consum, total combustibil alimentat — cu comparație stoc inițial/final.
7. Anexe — bonurile fiscale de combustibil pentru luna respectivă.

Atenție la „scopul deplasării": „Sediu-Clienți" este insuficient. Inspectorii vor cine, unde, de ce. Exemplu corect: „Întâlnire ofertă SC ABC SRL, Calea Floreasca 246, București — discuție comandă nr. 1234".

Calculul corect al consumului — formula pe care o aplică inspectorii

Consumul se calculează cu formula:

consum = (kilometri × norma L/100km) / 100 × (1 + Σ procent_modificatori)

Unde modificatorii sunt creșteri procentuale aplicate consumului de bază:

• +5% iarna (noiembrie–martie)
• +10–15% urban dens (București, Cluj, Timișoara)
• +5% transport încărcat (peste 80% din capacitatea utilă)
• +10% drum montan sau cu pante peste 7%

Inspectorii compară:

• Consumul declarat vs. consumul real (din bonuri).
• Kilometrajul declarat vs. kilometrajul ITP-ului sau al service-ului.
• Zilele cu deplasare vs. zilele lucrătoare din pontaj.

Dacă diferențele depășesc ~10%, ești pe radar pentru un control aprofundat. Așa că, dacă firma ta consumă realist 7,2 L/100km dar tu treci în foi 6,5 L/100km cu modificatori, vei avea anual o diferență de litri pentru care nu există bon — și ANAF o va calcula ca beneficiu în natură.

Cele 7 greșeli frecvente care îți pun în pericol deductibilitatea

1. Foi „retro-completate" la sfârșit de lună

Singura abordare sigură este completarea zilnică sau cel puțin săptămânală. Foi întocmite în ultima zi a lunii pentru toate cele 22 de zile lucrătoare, cu kilometraje suspect de rotunde, sunt semnalul roșu clasic.

2. Lipsa adresei concrete

„Bistrița" nu este suficient. Adresa exactă a clientului trebuie să apară. Aplicația noastră de generare folosește o bibliotecă de adrese RO și completează automat strada și județul.

3. Scop generic

„Activitate firmă" sau „Deplasări curente" nu sunt scopuri. Trebuie să existe motivul concret și, dacă e posibil, referința la un document (ofertă, contract, comandă).

4. Modificatori uitați iarna

Norma constructorului pentru consum este de regulă cea „mixtă". Iarna, combustibilul real depășește norma. Dacă nu aplici un modificator de +5–10% iarna, în iulie când vei face calculul anual, vei avea un consum „fantomă" pe care fiscul nu îl acceptă.

5. Bonuri necorelate cu foile

Bonul de combustibil din 14 ianuarie ora 18:42 trebuie să corespundă unei zile cu deplasare în foaie. Dacă în foaie 14 ianuarie e zi liberă, inspectorii vor cere clarificări — și vor refuza deductibilitatea.

6. Comodat formal lipsă

Dacă mașina e a administratorului dar firma deduce combustibilul, trebuie contract de comodat înregistrat la ANAF. Vezi articolul nostru despre foi de parcurs PFA și comodat.

7. Nepotrivire pe ITP / service

Dacă în mai 2026 ITP-ul a înregistrat 84.213 km, iar foile tale spun că la 30 aprilie ai avut 82.000, ai o problemă: în 30 de zile ar fi trebuit să faci 2.213 km, nu cei 800 declarați.

Cum arată o lună „bine făcută" — exemplu real

Imaginăm o firmă de servicii IT din Cluj cu un Volkswagen Passat 2.0 TDI, normă constructor 5,1 L/100km. Iată o zi tipică:

• Data: 12 mai 2026, marți
• Plecare: 08:30, Cluj-Napoca, Calea Turzii 123
• Sosire: 11:45, Turda, Str. Avram Iancu 17
• Scop: „Implementare modul ERP la SC Beta Logistics SRL — comandă nr. 2026-058"
• Km plecare: 47.812
• Km sosire: 47.842
• Distanță: 30 km
• Modificatori aplicabili: +5% urban Cluj
• Consum calculat: (30 × 5,1 / 100) × 1,05 = 1,61 litri

Multiplicat cu ~22 de zile lucrătoare și 4 destinații / zi, manualul înseamnă ~90 de rânduri de completat, calcule de făcut, kilometraje de ținut minte. De aceea automatizarea este esențială — nu mai e o chestie de optim, e o chestie de risc.

Soluții practice pentru întocmirea foilor

Opțiunea 1 — Excel-ul vechi

Funcționează, dar greșelile aritmetice sunt frecvente. Dacă alegi această cale, folosește generatorul nostru gratuit — generează PDF-ul instant, fără cont, după ce completezi datele într-un formular.

Opțiunea 2 — Software dedicat

Aplicații ca Foi Parcurs Online elimină recalcularea: scanezi ultimul bon de combustibil și aplicația generează automat foile pentru toate zilele lucrătoare lipsă, calculează consumul cu modificatorii corecți și produce PDF-uri cu hash SHA-256 + timestamping RFC 3161 — inviolabile la control.

Opțiunea 3 — Externalizare

Unele firme de contabilitate oferă serviciul, dar costul lunar (200–500 RON/vehicul) face soluția nejustificată pentru firme cu peste 1–2 mașini.

Ce verifică inspectorii ANAF în primele 5 minute de control

Din experiența practică:

1. Există foile? Lipsa lor = pierdere automată a 50% din TVA dedus.
2. Suma kilometrilor declarați vs. kilometrii cumpărați (din bonuri, în litri × 100 / norma).
3. Spot-check pe 2–3 zile — există adresa concretă, scopul concret, kilometrajul plauzibil?
4. Reconciliere cu pontajul — în zilele de concediu sau weekend, sunt deplasări?
5. Bonurile au CUI-ul corect — multe firme uită să ceară bon cu CUI la stație, ceea ce face TVA-ul nedeductibil indiferent de foaie.

Concluzie practică

În 2026, foile de parcurs sunt single point of failure pentru deductibilitatea costurilor cu auto. Ai trei opțiuni: să faci manual cu risc mare, să folosești un generator gratuit cu efort moderat, sau să automatizezi complet cu un software dedicat care îți recuperează ~3 ore pe lună per vehicul.

Pasul următor: încearcă generatorul nostru gratuit fără cont — dacă faci 1–2 deplasări pe zi în mod regulat, vei vedea imediat unde te ajută. Dacă ai 3+ vehicule și vrei OCR auto-distribute și hash audit, creează un cont gratuit (fără card la înregistrare) și încearcă orice plan 3 zile gratuit — anulezi oricând.

---

Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.