Cum migrezi la Foi Parcurs Online în 15 minute — de la Excel sau altă aplicație

Cel mai mare motiv pentru care oamenii rămân într-o aplicație pe care nu o mai plac nu e prețul. E frica de migrare: „am 300 de foi în cealaltă aplicație, cum le mut?".

Vestea bună e că, în cazul foilor de parcurs, nu trebuie să muți nimic. Foaia de parcurs e un document care se închide: odată tipărită sau exportată, ea nu se mai modifică. Migrarea nu înseamnă transferul istoricului, ci stabilirea corectă a punctului de plecare. Iar asta durează un sfert de oră.

Principiul: arhiva rămâne, continuitatea se mută

Ce trebuie să fie neîntrerupt de la o aplicație la alta sunt trei lucruri:

1. Numerotarea foilor — să nu ai două foi cu numărul 148 și niciuna cu 149.
2. Kilometrajul — kilometrajul de start al primei foi noi trebuie să fie kilometrajul final al ultimei foi vechi.
3. Soldul de combustibil — la fel, litrii din rezervor la finalul ultimei foi vechi.

Restul — traseele, cheltuielile vechi, PDF-urile deja generate — rămâne unde e. Le păstrezi exportate, așa cum le-ai păstra oricum pentru termenul legal de arhivare.

Recomandare practică: înainte să închizi contul vechi, exportă tot ce se poate exporta în PDF sau CSV și salvează local. Nu pentru migrare, ci pentru arhivă. Un cont expirat la un furnizor pe care nu-l mai plătești nu e un loc bun pentru documente pe care ANAF le poate cere retroactiv.

Pasul 1 — Contul și firma (3 minute)

Creează contul cu email și parolă. Nu se cere card.

La firmă, introduci doar CUI-ul. Denumirea legală, numărul de la Registrul Comerțului, județul, localitatea, adresa și statutul de plătitor de TVA vin direct de la ANAF. Verifică-le și corectează adresa dacă sediul social diferă de punctul de lucru de la care pleci efectiv. Mai multe: completarea automată a firmei din CUI.

Dacă ești contabil și ții evidența pentru mai multe firme, le poți adăuga pe toate în același cont și comuta între ele — nu îți trebuie conturi separate. Detalii: mai multe firme într-un singur cont.

Pasul 2 — Vehiculul și numărul de start (5 minute)

Aici se face, de fapt, migrarea. Pentru fiecare mașină completezi:

• Numărul de înmatriculare.
• Norma de consum, în litri la 100 km. Ia valoarea din decizia internă de consum a firmei, nu din broșura producătorului — norma aprobată intern e cea pe care o apără contabilul la control.
• Numărul de start al foilor. Dacă ultima foaie emisă în vechea aplicație a fost 150, pui 151. Numerotarea continuă de acolo, iar seria rămâne coerentă în ochii unui inspector care compară arhiva veche cu evidența nouă.

Un detaliu care contează: numerele foilor șterse nu se reciclează niciodată. Dacă ștergi o foaie, numărul ei rămâne consumat. Motivul e practic — o foaie ștearsă poate fi deja tipărită și depusă undeva, iar refolosirea numărului ar produce două documente diferite cu același număr. Pot apărea goluri în serie; e acceptabil și e preferabil duplicatelor.

Pasul 3 — Prima foaie, ca punct de ancorare (2 minute)

Creează prima foaie manual, chiar dacă ai de gând să folosești ulterior generarea automată. E singura pe care o completezi „de mână", și are rolul de a fixa continuitatea:

• Kilometraj de start = kilometrajul final de pe ultima foaie din aplicația veche.
• Combustibil inițial = litrii din rezervor la acel moment.
• Perioada = prima zi neacoperită de vechea evidență.

De la a doua foaie încolo, aplicația preia singură ambele valori din foaia anterioară a vehiculului. Nu mai trebuie să le urmărești.

Pasul 4 — Traseele recurente (3 minute)

Dacă faci aceleași drumuri constant — sediu–depozit, sediu–client principal — salvează-le o dată, cu distanța calculată automat. Ulterior le alegi dintr-o listă, fără să reintroduci adresele și fără să recalculezi kilometrii.

Merită făcut înainte de prima generare în masă: dacă traseele sunt salvate, o lună întreagă de foi se produce dintr-un singur pas. Mai mult: trasee recurente și calculul distanței.

Pasul 5 — Verificarea (2 minute)

Înainte să declari migrarea încheiată, verifică trei lucruri:

Ce verifici	Cum
Continuitatea numerotării	prima foaie nouă are numărul imediat următor ultimei foi vechi
Continuitatea kilometrajului	kilometrajul de start = kilometrajul final din arhiva veche
Formatul documentului	descarci PDF-ul primei foi și îl compari vizual cu unul vechi

Al treilea punct e cel mai des ignorat și cel mai util: contabilul tău e obișnuit cu un anumit format. Dacă vede că datele esențiale sunt acolo — antet firmă, vehicul, șofer, perioadă, trasee cu kilometri, consum normat și efectiv, sold de combustibil — migrarea trece fără discuții.

Migrarea din Excel: o singură atenționare

Dacă vii din Excel, ai probabil un fișier în care lucrurile s-au acumulat în timp. Nu încerca să reproduci structura lui în aplicație. Verifică în schimb, pe ultimele două-trei luni, dacă soldul de combustibil iese pozitiv peste tot.

Motivul: cea mai frecventă eroare din evidențele ținute în Excel e omiterea alimentărilor din formula soldului. Formula corectă e:

combustibil final = combustibil inițial − (km × normă / 100) + litri alimentați

Fără ultimul termen, orice lună în care șoferul a făcut plinul pe drum iese cu consum negativ. Dacă găsești astfel de luni în Excel, e bine să știi înainte de control, nu în timpul lui. În aplicație, formula se aplică automat și recalculează în cascadă toate foile ulterioare când modifici ceva. Detalii: calculul automat al consumului.

Cât te costă migrarea

Zero, și nu într-un sens promoțional. Perioada de probă oferă până la 10 foi de parcurs într-o lună, pentru un vehicul, fără card la înregistrare. E suficient ca să faci toată migrarea, să verifici continuitatea și să arăți contabilului formatul, înainte să alegi un abonament.

După prima lună sau după ce atingi limita de zece foi, alegi un abonament dacă vrei să continui. Ce intră în fiecare plan: perioada de probă cu 10 foi și ghidul de planuri și prețuri.

Primul lucru de încercat după migrare

Odată ce ai punctul de plecare fixat, testează fluxul care schimbă efectiv ritmul de lucru: scanează un bon de combustibil. Aplicația citește datele de pe el și generează foile pentru toate zilele lucrătoare neacoperite până la data bonului, cu calendarul românesc real și cu numărul de foi limitat de combustibilul rămas din rezervor.

Dacă ai migrat pentru că te-ai săturat să completezi douăzeci de formulare la finalul lunii, ăsta e momentul în care îți dai seama dacă a meritat. Fluxul, pas cu pas: scanezi un bon, generezi foile automat.

Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.