Scanarea bonurilor de combustibil cu OCR: cum funcționează
Scanare bonuri combustibil cu OCR: AI extrage data, litri, preț/litru, total, stația, nr. înmatriculare, tipul de combustibil și cota TVA dintr-o singură poză.
Tastarea manuală a fiecărui bon de combustibil în Excel sau într-un soft de evidență este una dintre cele mai plictisitoare și mai predispuse la greșeli sarcini din contabilitatea unei flote. Scanarea bonurilor de combustibil cu OCR rezolvă exact asta: faci o poză bonului sau încarci un PDF, iar inteligența artificială citește documentul și completează singură toate câmpurile unei cheltuieli — data, numărul de litri, prețul pe litru, totalul, stația, numărul de înmatriculare, tipul de combustibil și cota de TVA.
În acest ghid îți explicăm exact cum funcționează citirea bonului de benzinărie, ce date extrage sistemul, cât de precis este, cum verifici rezultatul și de ce corelarea corectă bon ↔ foaie de parcurs contează atât de mult pentru ANAF. La final vei ști când să te bazezi pe OCR și unde rămâne nevoie de ochiul tău.
De ce contează corelarea bon ↔ foaie pentru ANAF
Înainte de partea tehnică, e important să înțelegi de ce digitalizarea bonurilor nu e un moft, ci o necesitate fiscală. Fără o foaie de parcurs corectă, care să dovedească utilizarea exclusiv profesională a mașinii, ANAF deduce doar 50% din cheltuielile cu combustibilul — atât la impozit (Cod Fiscal art. 25 alin. (3) lit. l)), cât și la TVA (art. 298 alin. (1) lit. l)). Cu foaie corectă, ajungi la 100%.
Dar foaia singură nu e suficientă. Inspectorul verifică dacă bonurile se reconciliază cu foile: bonul din 14.01.2026, ora 18:42, de la OMV PETROM, trebuie să corespundă unei zile cu deplasare reală în foaie. Dacă în foaie acea zi e liberă, sau dacă litrii cumpărați nu se potrivesc cu consumul declarat, deductibilitatea pică.
Reține: un bon corect citit și atașat la foaia potrivită este dovada că alimentarea a avut loc în interesul firmei. Litri „fantomă" fără bon, sau bonuri fără zi de deplasare, sunt exact ce caută inspectorii.
De aceea evidența alimentărilor trebuie să fie precisă și legată de calendarul real de deplasări. OCR-ul îți elimină eroarea de transcriere (ai tastat 4,2 L în loc de 42 L?) și păstrează fiecare bon ca document justificativ digital, gata de prezentat la control.
Ce date extrage OCR-ul dintr-un bon de combustibil
Când scanezi un bon, modelul AI nu „ghicește" — citește textul de pe document și îl structurează într-un set fix de câmpuri. Concret, extragem:
- Data alimentării — convertită în format
DD.MM.YYYY, folosită pentru a lega bonul de ziua corectă din foaie. - Numărul de litri — cantitatea efectiv alimentată (ex:
42,18 L). - Prețul pe litru — util pentru verificare și pentru estimarea costului mediu de combustibil.
- Totalul plătit — suma cu TVA inclusă (ex:
321,45 RON). - Stația / furnizorul — numele benzinăriei (OMV PETROM, Rompetrol, MOL, Lukoil, Socar etc.).
- Numărul de înmatriculare — dacă apare pe bon, ajută la asocierea automată cu vehiculul corect.
- Tipul de combustibil — motorină, benzină, GPL sau electric.
- Cota de TVA — extrasă de pe bon; dacă nu e lizibilă, se aplică 21% ca valoare implicită (cota standard din RO de la 01.08.2025).
- Scorul de încredere — o estimare a sistemului despre cât de sigur este de citire, ca să știi când să verifici cu atenție.
Toate aceste valori populează automat o cheltuială (un Expense)
atașată firmei tale. Practic, dintr-o poză obții un rând complet de
evidență a alimentărilor, fără să tastezi nimic.
Funcționează cu poză și cu PDF
Nu contează dacă fotografiezi bonul cu telefonul în aplicația mobilă (tab-ul Scanează) sau încarci un PDF din e-mail. Sistemul procesează ambele formate prin același flux, așa că nu trebuie să convertești nimic manual. Pe mobil, camera și fluxul de scanare sunt gândite să prindă bonul dintr-o singură fotografie, chiar și pe hârtie termică ușor ștearsă.
Cota de TVA 21% și de ce e importantă valoarea implicită
De la 01.08.2025, cota standard de TVA în România este 21% (înainte era 19%). OCR-ul cere modelului să citească exact cota tipărită pe bon, fiindcă bonurile vechi pot avea 19%, iar unele produse au cote reduse — 9% (anumite alimente), 5% (cărți, presă) sau 0% (export).
Dacă bonul e clar, sistemul preia cota reală. Dacă rândul de TVA e șters sau imposibil de citit, se aplică 21% ca fallback sigur, pentru că e cota corectă pentru marea majoritate a alimentărilor de azi. Această logică te protejează: nu rămâi cu o cotă greșită care ți-ar denatura TVA-ul dedus. Pentru un bon mai vechi poți oricând selecta manual 19% înainte de a salva.
Furnizori RO și câmpul cu text liber
Stația de la care alimentezi se completează dintr-un câmp special: sugerăm cei mai cunoscuți furnizori din România — OMV PETROM, Rompetrol, Lukoil, MOL, Socar și alții — dar accepți orice text. Lista e o sugestie care grăbește completarea, nu o constrângere.
E important pentru cazurile reale: ai alimentat la o benzinărie locală, la o stație de pe autostradă fără brand mare sau la un furnizor care nu e în listă? Scrii pur și simplu numele. OCR-ul detectează automat furnizorul de pe bon, iar tu poți corecta sau completa în câteva secunde dacă numele e scris diferit.
Acuratețe și verificarea umană — pasul pe care nu îl sări
OCR-ul modern citește corect marea majoritate a bonurilor lizibile, dar nicio tehnologie de citire automată nu e infailibilă. Hârtia termică se decolorează, cifrele se lipesc, iar unele bonuri au layout-uri ciudate. De aceea sistemul îți arată scorul de încredere și îți cere confirmarea înainte de a salva cheltuiala.
Recomandarea noastră practică:
| Element de verificat | De ce contează |
|---|---|
| Numărul de litri | Cea mai sensibilă valoare — afectează direct calculul consumului |
| Totalul plătit | Trebuie să corespundă sumei reale din contabilitate |
| Data | Leagă bonul de ziua corectă din foaie; o dată greșită strică reconcilierea |
| Cota de TVA | Determină TVA-ul dedus; verifică mai ales pe bonuri vechi |
| Stația și nr. înmatriculare | Asociază bonul cu vehiculul și furnizorul corect |
Sfat: păstrează obiceiul de a arunca o privire de 5 secunde peste câmpurile completate. OCR-ul îți economisește tastarea, nu responsabilitatea — tu rămâi cel care confirmă datele finale.
Litrii contează în mod special, fiindcă intră direct în formula de bilanț al combustibilului pe foaie:
fuelEnd = max(0, fuelStart − totalKm × normă_L100 / 100 + Σ litri_alimentări)
Dacă OCR-ul citește greșit 4,2 L în loc de 42 L, combustibilul de sfârșit calculat va fi eronat. De aceea confirmarea litrilor e pasul pe care nu îl sari niciodată.
Doar extragere de date — sau și generare automată de foi?
E util să distingem două lucruri pe care le poți face cu un bon scanat:
- Doar extragerea datelor (subiectul acestui articol) — scanezi bonul, OCR-ul completează câmpurile, iar tu salvezi o cheltuială în evidența alimentărilor. Atât. Util pentru a digitaliza rapid bonuri și a ține o evidență curată, ordonată, gata de control.
- Scanare + auto-distribute (funcția vedetă) — din același bon, aplicația merge mai departe: calculează zilele lucrătoare dintre ultima foaie și data bonului (cu calendarul RO, sărbătorile legale și Paștele ortodox) și generează automat foile de parcurs pentru fiecare zi, distribuind kilometrii plauzibil.
Dacă vrei doar să nu mai tastezi bonuri, prima variantă îți e suficientă. Dacă vrei ca dintr-un bon să-ți apară luna întreagă de foi completată, citește ghidul nostru despre scanarea bonului care generează foile automat. Iar dacă pleci de la zero cu evidența, începe cu ghidul complet de foi de parcurs pe 2026.
Cum încerci scanarea OCR
Provider-ul de OCR este configurabil în spate (folosim modele AI de vârf, cu redundanță între furnizori), dar pentru tine experiența e mereu aceeași: pui bonul în fața camerei sau încarci PDF-ul, primești câmpurile completate, confirmi. Nimic de configurat.
Câteva repere practice ca să te apuci:
- Scanarea OCR și auto-distribute sunt incluse în planul Pro (100 scanări/lună) și Echipă (500/lună).
- Înregistrarea e gratuită și fără card, iar fiecare plan plătit începe cu un trial de 3 zile — inclusiv OCR și auto-distribute pe Pro și Echipă (card la activare, anulezi oricând). Poți crea un cont gratuit și testa scanarea pe bonurile tale reale azi.
- Dacă vrei mai întâi să vezi cum arată o foaie generată, fără cont, folosește generatorul nostru gratuit — completezi un formular și primești PDF-ul instant.
Concluzie
Scanarea bonurilor de combustibil cu OCR transformă o sarcină de minute într-una de secunde: dintr-o poză sau un PDF obții data, litrii, prețul pe litru, totalul, stația, numărul de înmatriculare, tipul de combustibil și cota de TVA — completate într-o cheltuială gata de salvat. Beneficiul real nu e doar comoditatea, ci o evidență a alimentărilor curată și reconciliabilă cu foile, exact cum o cere un control ANAF.
Reține cele trei reguli: confirmă întotdeauna câmpurile (mai ales litrii), verifică cota de TVA pe bonurile vechi și ține fiecare bon legat de ziua corectă din foaie. Restul îl face software-ul.
Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.