Evidența cheltuielilor și a bonurilor de combustibil
Evidență cheltuieli combustibil corectă: bonuri fiscale cu CUI, cotă TVA 21%, furnizori RO și legătura cu bilanțul foii de parcurs — manual sau prin scanare.
O evidență cheltuieli combustibil ținută corect este diferența dintre o deducere de 100% și una de 50% la următorul control. Nu e suficient să strângi bonurile într-un sertar: fiecare alimentare trebuie să aibă furnizor, sumă, cotă TVA, cantitate în litri și tip de document, iar litrii trebuie să intre în bilanțul foii de parcurs pe care o justifică. Când lipsește una dintre aceste piese, cheltuiala devine greu de apărat în fața ANAF — chiar dacă banii au fost cheltuiți real, pe combustibil real, pentru deplasări reale.
Acest ghid arată cum gestionezi bonurile fiscale de la firmă end-to-end: ce câmpuri contează, de ce bonul cu CUI schimbă regimul TVA, cum alegi furnizorul dintr-un combobox cu retaileri RO și cum se leagă alimentările de consumul calculat pe foaie. Tot ce urmează se aplică identic fie că introduci datele manual, fie că le extragi automat prin scanare.
De ce bonul cu CUI contează pentru TVA
Un bon fiscal simplu (fără date de identificare ale firmei) îți dovedește că ai alimentat, dar nu îți dă întotdeauna dreptul de deducere a TVA. Pentru sume peste plafonul stabilit, ai nevoie ca bonul să conțină CUI-ul firmei tale — sau o factură emisă pe firmă. Practic, la pompă ceri „bon cu CUI" și operatorul tipărește codul fiscal pe bon, transformându-l într-un document cu drept de deducere.
Sfat: obișnuiește-ți șoferii să ceară mereu bon cu CUI. Un bon fără CUI te poate costa exact TVA-ul pe care voiai să-l recuperezi — și nu mai poți corecta retroactiv documentul.
În evidența ta digitală, asta înseamnă că pentru fiecare cheltuială înregistrezi explicit tipul de document (bon fiscal cu CUI, factură, bon simplu). Câmpul nu e decorativ: el spune contabilului dacă poate deduce TVA-ul integral sau dacă bonul respectiv e doar o dovadă de consum, fără efect fiscal pe TVA.
TVA 21% — cota standard de la 01.08.2025
De la 01.08.2025, cota standard de TVA în România este 21% (anterior era 19%). Pentru combustibil, asta e cota care se aplică la alimentările noi, deci orice bon emis după această dată ar trebui să aibă TVA 21% pe el.
În aplicație, fiecare cheltuială are un câmp dedicat pentru cota TVA:
- 21% — cota standard, valoarea implicită pentru orice cheltuială nouă;
- 19% — încă selectabilă, pentru bonurile vechi pe care le introduci retroactiv;
- 9% — cote reduse (anumite alimente);
- 5% — cărți, presă;
- 0% — export.
Faptul că 19% rămâne selectabil e intenționat: dacă digitalizezi acum un teanc de bonuri din 2024–2025, trebuie să poți înregistra cota corectă a momentului, nu să fii forțat să pui 21% pe un bon care chiar avea 19%. O cotă greșită strică suma de TVA deductibilă raportată și poate genera diferențe la verificare.
| Câmp cheltuială | Ce conține | De ce contează |
|---|---|---|
| Furnizor | Stația / partenerul (OMV PETROM, ROMPETROL…) | Trasabilitate, raportări pe furnizor |
| Sumă (cu TVA) | Totalul plătit | Baza cheltuielii deductibile |
| Cotă TVA | 21% / 19% / 9% / 5% / 0% | TVA-ul recuperabil |
| Cantitate (litri) | Litrii alimentați | Intră în bilanțul combustibilului |
| Tip document | Bon cu CUI / factură / bon simplu | Drept de deducere TVA |
| Foaie atașată | Foaia care justifică alimentarea | Leagă cheltuiala de deplasare |
Furnizorul: combobox cu retaileri RO + text liber
Câmpul furnizor nu te obligă să tastezi de fiecare dată numele stației. E un combobox cu cei mai folosiți retaileri din România deja în listă — OMV PETROM, ROMPETROL, LUKOIL, MOL, SOCAR și alții — peste care poți scrie liber orice alt nume. Alegi din sugestii când furnizorul e unul comun și tastezi manual când e o benzinărie locală sau un furnizor mai puțin întâlnit.
Avantajul practic e consistența. Dacă o dată scrii „OMV Petrom", altă dată „OMV" și a treia oară „Omv petrom", filtrarea pe furnizor și rapoartele se fragmentează. Combobox-ul te ghidează spre aceeași denumire de fiecare dată, ca să poți, de exemplu, să vezi câți litri și ce sumă ai cheltuit la ROMPETROL într-o lună fără să aduni manual trei variante de scriere.
Cum intră litrii în bilanțul foii de parcurs
Aici e legătura care face evidența cheltuielilor mai mult decât o simplă listă de bonuri. Fiecare alimentare de combustibil se atașează la o foaie de parcurs, iar litrii din ea intră direct în calculul combustibilului de pe foaia respectivă.
Formula folosită pentru combustibilul rămas la sfârșitul foii este:
combustibil_sfârșit = max(0, combustibil_început − km × normă_L100 / 100 + Σ litri_alimentări)
Cu alte cuvinte: pleci cu un anumit nivel în rezervor, consumi în funcție de kilometri și norma vehiculului (de exemplu 6,5 L/100 km), iar alimentările făcute pe traseu se adună înapoi. Dacă uiți să atașezi un plin de 50 de litri făcut la mijlocul lunii, consumul calculat iese aberant — uneori chiar negativ — pentru că sistemul „nu știe" că ai pus combustibil în rezervor.
Reține: o alimentare nu e doar o cheltuială fiscală, ci și o intrare de litri în rezervor. Atașarea ei la foaia corectă menține coerent atât evidența banilor, cât și bilanțul de combustibil.
Detaliile despre cum se propagă consumul de la o foaie la următoarea le găsești în ghidul despre calculul automat al consumului de combustibil.
Filtrare după dată, vehicul și tip
O evidență devine utilă abia când o poți interoga rapid. Lista cheltuielilor se filtrează după:
- dată / interval — toate alimentările dintr-o lună sau dintr-un trimestru;
- vehicul — doar bonurile mașinii cu un anumit număr de înmatriculare;
- tip document — separi bonurile cu CUI (deductibile TVA) de cele simple.
Așa pregătești, de exemplu, raportarea TVA pe combustibil pentru o lună întreagă în câteva secunde, sau verifici dacă o anumită mașină a avut consum suspect de mare într-o perioadă. Tot din filtre identifici rapid bonurile fără CUI care îți erodează deducerea.
Adăugare manuală sau prin scanare OCR
Ai două căi de a popula evidența, și amândouă duc la aceleași câmpuri:
Manual — completezi furnizor, sumă, cotă TVA, litri și tip document dintr-un formular. Potrivit când ai puține bonuri sau corectezi ceva.
Prin scanare (OCR) — faci o poză bonului (sau urci un PDF) și inteligența artificială extrage automat data, litrii, prețul pe litru, totalul, stația, numărul de înmatriculare, tipul de combustibil și cota TVA, plus un nivel de încredere. Tu doar verifici și confirmi. E rapid, mai ales pentru teancuri de bonuri strânse de la mai mulți șoferi. Cum funcționează în detaliu poți citi în ghidul despre scanarea bonurilor de combustibil cu OCR.
Mai mult, scanarea poate declanșa funcția vedetă a aplicației: din ultimul bon, sistemul calculează zilele lucrătoare lipsă (calendar RO cu sărbători legale și Paștele ortodox) și generează automat foile de parcurs pentru fiecare zi, distribuind kilometrii plauzibil. Practic, dintr-un singur bon obții evidența cheltuielii și foile care o justifică.
Începe cu o evidență curată
Dacă vrei să testezi fluxul fără cont, generatorul gratuit de la /generator îți produce o foaie de parcurs în PDF pe loc (cu filigran). Pentru evidența completă a cheltuielilor — combobox de furnizori, atașarea alimentărilor la foi, filtre și scanare OCR — îți faci un cont gratuit (fără card la înregistrare) și încerci orice plan 3 zile gratuit, inclusiv OCR și auto-distribute pe planurile Pro și Echipă — anulezi oricând.
O evidență a bonurilor ținută disciplinat nu e birocrație în plus — e exact dovada de care ai nevoie ca să deduci 100% în loc de 50%. Restul îl face aplicația: completează bilanțul, propagă consumul și păstrează totul gata de raportat.