Registrul de audit: cine, ce și când a modificat foile de parcurs

La un control ANAF, întrebarea care contează cel mai mult nu este doar „ai foi de parcurs?", ci „poți dovedi că nu le-ai modificat retroactiv?". Un registru audit complet — un jurnal care reține cine, ce și când a schimbat fiecare foaie — este diferența dintre o evidență credibilă și una care ridică suspiciuni. Fără el, o foaie de parcurs editată azi pentru o cursă de acum șase luni arată exact ca una completată la timp, iar inspectorul nu are cum să facă diferența. Cu el, ai trasabilitate documentată pentru fiecare acțiune.

Foi Parcurs Online înregistrează automat fiecare operațiune sensibilă într-un audit trail protejat printr-un lanț de hash-uri SHA-256, imposibil de alterat fără să rupă lanțul. Nu trebuie să configurezi nimic — totul se întâmplă în fundal, la fiecare salvare, scanare sau generare de PDF.

Ce se înregistrează exact în registrul de audit

Orice acțiune care atinge o entitate de business lasă o urmă. Pentru fiecare eveniment, registrul reține un set fix de informații:

• Utilizatorul care a făcut acțiunea (administrator, contabil sau șofer);
• Data și ora exacte (timestamp), la secundă;
• Acțiunea propriu-zisă (creare, editare, ștergere, generare PDF etc.);
• Entitatea afectată și ID-ul ei (ce foaie, ce vehicul, ce cheltuială);
• Adresa IP și user agent-ul de pe care s-a făcut operațiunea;
• Metadata în format structurat — valorile vechi și noi, contextul cascadei de recalcul, argumentele unei comenzi date asistentului AI.

Lista evenimentelor acoperă tot ce înseamnă activitate reală în aplicație:

Categorie	Exemple de evenimente înregistrate
Foi de parcurs	Creare, editare, ștergere, recalcul în cascadă
OCR & bonuri	Scanare bon combustibil, extragere date, atașare la foaie
PDF	Generare PDF foaie sau FAZ, cu hash-ul fișierului la momentul generării
Asistent AI	Fiecare acțiune executată prin chat (creare foi, rapoarte, scanări)
Cont & abonament	Schimbări de plan, invitații de utilizatori, modificări de roluri

Practic, dacă cineva din firma ta deschide o foaie de luna trecută și schimbă kilometrajul, registrul reține cine a fost, de pe ce IP, la ce oră și care era valoarea înainte. Nu există „a apărut singur" — fiecare cifră are un autor și un moment.

De reținut: foile rămân mereu editabile — nu sunt „blocate" după generarea PDF-ului. Tocmai de aceea registrul de audit contează: el este sistemul de adevăr pentru cine a schimbat ce, nu un lacăt care îți blochează munca legitimă.

Cum funcționează lanțul de hash-uri, explicat simplu

Aici stă partea care transformă un simplu jurnal într-o dovadă inviolabilă.

Un hash SHA-256 este o amprentă digitală: iei un text (în cazul nostru, conținutul unui eveniment de audit) și obții un cod de 64 de caractere care îl reprezintă unic. Schimbi o singură virgulă în text, iar amprenta se schimbă complet. Nu poți reconstrui textul din amprentă, dar oricine poate verifica dacă un text dat produce amprenta așteptată.

Trucul lanțului de hash-uri (un mini „blockchain" privat, per firmă) este acesta: fiecare eveniment nou include în calculul propriei amprente și amprenta evenimentului anterior. Evenimentele se înlănțuie ca verigile:

1. Evenimentul 1 are hash-ul H1.
2. Evenimentul 2 își calculează hash-ul H2 din propriul conținut plus H1.
3. Evenimentul 3 calculează H3 din conținutul său plus H2.
4. ...și așa mai departe, pentru toată firma.

Consecința este simplă și puternică: dacă cineva încearcă să modifice retroactiv evenimentul 2 — să zicem, să șteargă urma unei editări incomode — amprenta H2 se schimbă. Dar H3 fusese calculat din vechiul H2, deci acum nu se mai potrivește. La fel H4, H5 și tot restul lanțului. O singură alterare rupe toate verigile de după ea, iar ruptura se vede instant la o verificare. Nu poți „rescrie istoria" fără să lași o gaură vizibilă.

Același principiu se aplică și PDF-urilor. Când generezi PDF-ul unei foi, aplicația calculează hash-ul SHA-256 al fișierului și îl scrie în registru la momentul generării. Astfel ai o amprentă a documentului exact așa cum arăta atunci — utilă dacă, mai târziu, trebuie să dovedești ce ai prezentat la un moment dat. Detaliem mecanismul în articolul despre PDF cu hash și control ANAF.

De ce contează la control fiscal și în litigii

Foaia de parcurs este documentul care îți permite deducerea 100% a cheltuielilor cu combustibilul, în loc de doar 50% cât deduce ANAF în lipsa ei (Cod Fiscal art. 25 alin. (3) lit. l) pentru impozit și art. 298 alin. (1) lit. l) pentru TVA). Dar o foaie are valoare doar dacă este credibilă — adică dacă poți arăta că reflectă activitatea reală, nu un document fabricat peste noapte ca să acoperi un control.

Registrul de audit îți dă exact această credibilitate:

• La control ANAF — poți demonstra trasabilitatea fiecărei foi: când a fost creată, de cine, ce modificări a suferit și de ce. O evidență cu istoric coerent inspiră încredere; una fără istoric ridică întrebări.
• În litigii de muncă — dacă un șofer contestă kilometrii sau orele raportate, jurnalul arată exact cine a introdus datele și când.
• Pentru control intern — administratorul vede dacă un contabil a corectat o foaie sau dacă asistentul AI a generat foi în masă, fără să fie nevoie să întrebe pe nimeni.

Important: în Foi Parcurs Online evidența este multi-tenant — fiecare firmă are propriul lanț de hash-uri, izolat. Un cont de contabil care gestionează mai multe firme nu amestecă registrele; fiecare companie are propriul „sistem de adevăr", separat și verificabil independent.

Export și planuri

Registrul rulează pe orice plan — se înregistrează în fundal indiferent dacă ești pe Solo, Pro sau Echipă. Diferența apare la nivelul accesului și al exportului:

• Solo (35 RON/lună) — foi nelimitate, 1 vehicul, generare PDF și audit trail cu timestamp vizibil.
• Pro (49 RON/lună) — foi nelimitate, 5 vehicule, 100 scanări OCR/lună, auto-distribute pe zile, bulk-add lunar și audit trail cu timestamp vizibil.
• Echipă (99 RON/lună) — vehicule nelimitate, 500 scanări OCR/lună, multi-user cu roluri (Administrator / Contabil / Șofer) și, esențial, export al registrului de audit pentru arhivare sau prezentare la control.

Exportul registrului — disponibil pe planul Echipă — îți permite să scoți întregul jurnal într-un fișier, gata de atașat la un dosar fiscal sau de păstrat ca dovadă a integrității evidenței. Pentru firmele cu flotă și mai mulți utilizatori, este diferența dintre „cred că datele sunt corecte" și „pot dovedi că datele nu au fost atinse".

Vrei să vezi cum arată o foaie completată corect înainte să te decizi? Poți încerca generatorul gratuit, fără cont și fără card (PDF cu filigran). Iar dacă vrei registrul de audit complet și restul funcțiilor, creează-ți un cont gratuit (fără card la înregistrare) și încearcă orice plan 3 zile gratuit, inclusiv OCR și auto-distribute pe Pro și Echipă — anulezi oricând.

Pentru contextul fiscal complet al foilor de parcurs în acest an, citește și ghidul foi de parcurs 2026.

Acest articol este oferit cu titlu informativ și nu reprezintă consultanță fiscală. Pentru situații specifice, consultă-ți contabilul.